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13 maneiras de como melhorar a comunicação na empresa

13 maneiras de como melhorar a comunicação na empresa

Para ter uma equipe funcional, é essencial aprender como melhorar a comunicação na empresa.

Não só a comunicação adequada é fundamental para o sucesso do negócio, mas a falta dela também é prejudicial. Quando as comunicações no trabalho são fracas, o desligamento dos funcionários provavelmente é alto.

Por outro lado, uma boa comunicação no local de trabalho pode desenvolver relacionamentos positivos, estabelecer processos gerenciais à distância efetivos, quebrar obstáculos e unir as pessoas em direção a um objetivo comum.

Queremos ajudá-lo a encontrar formas práticas de como melhorar a comunicação na empresa com técnicas que o ajudarão a criar conversas positivas e eficazes com os funcionários, todas as vezes. 

13 maneiras de como melhorar a comunicação no trabalho

1. Crie um espaço amigável para comunicação

É seu papel como gerente garantir que haja sempre um fluxo claro e constante de comunicação em sua equipe. Falar sobre sentimentos ou compartilhar ideias e iniciativas nunca deve ser um tabu. Você precisa incentivar sua equipe a se expressar criando um ambiente amigável à comunicação.

Dicas para criar um escritório de comunicação amigável:

  1. Dê o exemplo: esteja sempre se comunicando. Diga “bom dia” à sua equipe para angariar ânimo e começar a conversa desde o início do dia. Faça perguntas, desafie ideias, comunique seus sentimentos, etc.
  2. Incentive as interações sociais: avise e incentive os funcionários a comerem longe de suas mesas durante a hora do almoço, para que eles tenham a oportunidade de se comunicar uns com os outros e construir relacionamentos com seus colegas.
  3. Mantenha sua porta aberta: se você afirma ter uma política de portas abertas, realmente, mantenha-a aberta o mais frequente possível. Em um nível menos literal, a proverbial política de portas abertas pode ser transmitida apenas lembrando seus funcionários de que você está sempre pronto para conversar sempre que precisar.

2. Mantenha uma constância

Ao invés de deixar para as revisões anuais o momento de se comunicar com seus funcionários, programe repasses mensais individuais para que você possa se manter atualizado sobre como seus funcionários estão, como estão se sentindo e o que podem precisar de você para melhor contribuir com o time.

Agende uma hora por mês para conversar. Você ficará surpreso com o quanto seus funcionários têm a dizer. Muitas vezes, eles não têm a oportunidade de mencionar, se você não criar formas de melhorar a comunicação na empresa, através desses conversas privadas.

3. Realizar reuniões semanais gerais

Além das reuniões individuais mensais, é importante agendar o mesmo tipo de iniciativa, mas para toda a equipe, em reuniões gerais.

As reuniões pode acontecer uma vez por semana. Nela os funcionários podem fazer perguntas e compartilhar preocupações e os gerentes podem fazer repasses sobre o trabalho, organizar funcionários em novos projetos, conferir o progresso de metas, etc.

Incluir todos nesses tipos de conversas é uma ótima maneira de manter sua equipe envolvida. Eles vão ter uma sensação maior de pertencimento e se sentirão parte de algo maior, o que refletirá em seu desempenho.

Alguns funcionários podem se sentir tímidos falando em uma reunião geral, então experimente distribuir algumas notas post-it e canetas para que as pessoas enviem suas perguntas anonimamente.

4. Estabeleça uma via de mão dupla

A comunicação nunca deve ser apenas de cima para baixo ou apenas de um jeito. Independentemente dos meios pelos quais você está se comunicando, sempre solicite que seus funcionários compartilhem seus pensamentos, ofereçam feedback e se envolvam em uma discussão. 

Por exemplo, em uma análise, peça a seus funcionários que comuniquem comentários sobre o seu desempenho como gerente:

“Eu adoraria saber o que você acha que eu tenho feito como seu gerente. Você tem alguma dica, sugestão ou comentário que possa compartilhar comigo? Eu espero melhorar também, então sua percepção seria muito valiosa”.

Ou, se você estiver enviando um e-mail para toda a empresa com algumas notícias importantes, no final da mensagem, incentive darem suas impressões sobre os assuntos abordados.

“Depois de compartilhar esta notícia, adoraria ouvir as ideias de todos sobre essa grande mudança. Se você tiver dúvidas, preocupações ou insights, sinta-se à vontade para passar pelo meu escritório a qualquer momento. Eu ficaria feliz em conversar e ouvir seus pensamentos”.

Buscar formas de como melhorar a comunicação na empresa por si só acaba criando um sistema de mão dupla e não apenas uma via de mão única ou um beco sem saída. 

5. Mantenha a interação presencial

Usar ferramentas como o Slack e o e-mail costuma ser o mais eficiente. No entanto, é importante lembrar que a comunicação face a face tem um valor muito grande em termos de sinceridade e autenticidade.

Parte da comunicação é a interação humana, de modo que, tanto quanto possível, sem interromper o fluxo de trabalho, tente falar ao invés de digitar.

6. Observe sua linguagem corporal

A comunicação não verbal também é um ponto importante para os líderes considerarem. Sua linguagem corporal tem um enorme impacto sobre as pessoas ao seu redor.

Tente se comunicar com uma presença física positiva e garanta que sua linguagem corporal esteja aberta e acessível.

  • Sorria;
  • Mantenha seus braços descruzados;
  • Mantenha a postura ereta;
  • Mantenha contato visual;
  • Deixe aparelhos eletrônicos à distância.

7. Não se comunique demais

Após o horário de expediente, mantenha o número de e-mails que você envia aos funcionários ao mínimo. Embora sua comunicação seja provavelmente muito importante, ela também pode esperar até o dia seguinte.

Em um mundo perfeito, as pessoas sabem se desligar após o horário de trabalho e parar de verificar seus e-mails. Mas a verdade é que a maioria de nós está tão conectada aos nossos trabalhos e nossos smartphones que não checá-lo parece antinatural.

Se você promover um equilíbrio saudável entre sua vida pessoal e profissional, ajuda os funcionários a tornar isso possível também.

8. Saiba quando escutar

Essa é outra forma interessante de como melhorar a comunicação na empresa. Ouvir os funcionários permite que eles tenham mais espaço para dar um feedback honesto e transparente.

Neste artigo da revista americana Forbes, eles recomendam ouvir com empatia:

“Tente se sentir animado quando a pessoa que você está ouvindo estiver animada ou preocupada quando a outra pessoa estiver preocupada. Reflita as emoções da outra pessoa não apenas verbalmente, mas também com suas expressões faciais”

Dicas para ajudar você a ouvir melhor:

  • Fique confortável com o silêncio

Tente ficar um pouco mais silencioso quando estiver conversando com alguém. Essas lacunas dão às pessoas tempo para refletir e pensar sobre o que mais elas têm em mente. Você nunca sabe, eles podem acabar compartilhando alguma boa ideia que ajudará a resolver um problema ou melhorar algum processo.

  • Estar presente

Pode parecer óbvio, mas ouvir também se reflete na maneira como você se concentra completamente na interação que está tendo com a pessoa. Tente não olhar para o seu telefone ou qualquer outra distração.

  • Aproveite o tempo para repetir

Tente repetir o que a outra pessoa disse. Eles não apenas sentirão que você estava realmente ouvindo, mas também garante que vocês estão na mesma página e que não há mal-entendidos.

9. Ofereça uma plataforma para feedback anônimo

Este conceito de anonimato na comunicação é crucial para considerar em todos os ambientes de trabalho. Geralmente, os funcionários não compartilham feedback com seus gerentes porque hesitam em fazer uma reclamação ou em compartilhar seus sentimentos abertamente. E o recurso anônimo facilita o processo de compartilhar sentimentos.

Ter uma ferramenta permite que você acompanhe questões importantes em tempo real, saiba como sua equipe está se sentindo com feedback honesto e permite que você resolva problemas antes que eles se tornem grandes demais.

Os formulários do Google são outra opção simples e gratuita de criar feedbacks anônimos e práticos de serem respondidos.

10. Conheça seu público

Conhecer seu público significa mudar a maneira como você se comunica para se adequar à personalidade da pessoa com quem você está falando. É mais profundo do que a maneira como você se expressa. É também a maneira como você ouve, como você tem empatia e como você pode entender como eles pensam. É também como você pode construir um terreno comum e uma conexão real em suas conversas.

Dicas para sua comunicação com seu público:

  • Seja visual

Usar recursos visuais sempre ajudará seu público a entender o que você está dizendo. Também permite que você tenha uma comunicação muito mais clara. Por exemplo, ao criar indicadores de desempenho é importante transmitir esses dados de forma didática e que gere conversas positivas em cima desses resultados.

  • Dê espaço para alguma improvisação

Tente fazer perguntas ao seu público que farão com que você pense e ajuste sua comunicação de acordo com as respostas. Enquanto você ainda sabe o que vai falar, dê espaço para a improvisação para poder ajustar sua conversa e torná-la um pouco mais natural.

  • Tenha um exemplo

Definitivamente não é fácil melhorar, mas tente encontrar alguém na sua equipe que você pense que incorpora um desses aspectos. Também é algo que você precisa praticar continuamente.

11. Seja autêntico

Este não é preciso dizer, mas ainda assim, muitas conversas e comunicações podem às vezes parecer ensaiadas. Em uma grande palestra de Sheryl Sandberg, intitulada ‘A importância da comunicação autêntica’, ela explica que ter conversas mais autênticas no trabalho, começa com a mentalidade.

Ela explica que em uma conversa, você não deve presumir que o que você está dizendo é a verdade suprema, não tente sempre convencer a outra pessoa.

Simplesmente diga o que você pensa e permita que o outro faça o mesmo. Por não ter um preconceito ou uma crença, você permite que a outra pessoa se expresse livremente.

“Existe a sua verdade, existe a minha verdade e tudo é subjetivo.” – Sheryl Sandberg

12. Crie jogos em equipe

Atividades de formação de equipes e jogos quebra-gelo são sempre boas maneiras de incentivar a comunicação em equipe.

Não apenas os membros da equipe se conhecem além do contexto de trabalho (não falam sobre assuntos relacionados ao trabalho), mas eles também se divertem e conseguem quebrar o gelo.

Uma atividade interessante é pedir que cada pessoa compartilhe algo completamente inesperado sobre eles mesmos com o resto da equipe.

Escreva em um pedaço de papel, jogue em um chapéu e todos tentarão adivinhar a quem pertence o post-it. É possível aprender coisas interessantes sobre os colegas!

13. Tente o esquema One Up, One down

No final das reuniões, comece a usar o jogo “One Up ? One Down ?”, no qual dois membros da reunião têm que dizer uma coisa que gostaram sobre a reunião e uma coisa que eles acham que poderia ser melhorada.

Este jogo é uma boa maneira de coletar ótimos comentários e ajudar a pessoa que fez a reunião a aprender com essa experiência.

Mesmo que esse exercício possa acontecer em particular, também é interessante ter essa conversa na frente de todos ao final da reunião.

Reduz as chances de que algo improdutivo seja dito enquanto, dá muita transparência sobre o que melhorar enquanto também ajuda todos a melhorarem.

Você tem alguma técnica de como melhorar a comunicação na empresa para compartilhar?
Gostaríamos de ouvir suas ideias! Escreva pra gente nos comentários abaixo.

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