Agilidade, solução e parceria. Com essas palavras, Claudio Mendes, responsável pela gestão da qualidade das empresas Masipack, Fabrima e Helsim, define o uso do Field Control no dia a dia. As instalações e manutenções ganharam proporção impraticável no modelo anterior e a partir de 2020, ano de adesão do nosso sistema de gestão de equipes externas, houve uma transformação que você saberá como foi neste case de sucesso.
Grupo Masipack | Presente no dia a dia das pessoas
Em uma ida ao supermercado ou à farmácia, não nos damos conta de quantos produtos ali têm a embalagem produzida pelos equipamentos e maquinários da Masipack e da Fabrima. Os principais itens de consumo do brasileiro desde o macarrão instantâneo mais popular, passando por itens higiene e limpeza, até as gôndolas das farmácias, as marcas mais famosas do mercado fazem parte da cartela de clientes do Grupo.
Fundada em 1987, a Masipack entrega soluções em equipamentos de embalagens para os principais nomes do mercado, contribuindo para que os produtos cheguem em segurança em todos os lugares, focando na característica e necessidade personalizada de cada um desses itens.
Para atender essa demanda gigante de mercado, ter uma gestão de manutenção é essencial, já que muitos clientes dependem dos equipamentos em pleno funcionamento para não atrasar as entregas e evitar ao máximo atrapalhar a vida dos milhões de consumidores que dependem daqueles produtos.
Antes da adesão do Field, quando se tratava de manutenção e instalação dos equipamentos, a realidade era outra e depois da parceria, logo após os primeiros dias, um mundo de possibilidades se abriu.
“Nos sentimos amparados, a solução atende todas as nossas demandas de manutenção e instalação de equipamentos. A Field Control tem expertise no que faz e é aberta a possibilidades de inovação e soluções. Temos por trás toda a segurança no suporte que recebemos e também na entrega, nós temos exatamente aquilo que precisamos hoje para prestar um atendimento de excelência e qualidade que nossos clientes esperam. Ou seja, o Field Control entrega tudo o que promete e vai além”, relatou Mendes, durante a nossa conversa, realizada na sede da Masipack em São Bernardo do Campo, região metropolitana de São Paulo.
Sede do Grupo Masipack em São Bernardo do Campo, região metropolitana de São Paulo
Como era feita a assistência técnica dos equipamentos antes da digitalização dos processos?
“Na assistência técnica das nossas máquinas, nós utilizamos bloco com caneta para emissão de ordem de serviço e preenchimento de relatório de visita técnica. Entre os problemas que tínhamos, a rasura feita no papel durante o reparo inviabilizava o entendimento da informação correta do que foi realizado”.
“Além disso, começamos a discutir o que poderia melhorar a eficiência da equipe e fomos atrás da solução. Primeiramente, aderimos a uma ferramenta de gestão que, no primeiro momento, atendeu nossas necessidades, mas com o tempo, toda a equipe começou a sentir falta de outros processos que integrassem a ordem de serviço digital, como a produção de relatórios de forma automática, para melhor análise e métricas dos resultados”.
“Com isso, foi realizada uma pesquisa para busca de um novo software que agregasse todas as ferramentas necessárias e de forma integrada para a assistência técnica com alta qualidade que o grupo sempre preservou e chegaram na Field Control”.
“Feita a pesquisa de mercado, foi agendada uma reunião com a equipe da Field, que desde o primeiro contato, nos atendeu prontamente, sem nos deixar na espera ou sem resposta”.
Com isso, a necessidade da gestão de qualidade da Masipack e demais empresas do grupo eram:
- Demandas personalizadas, de acordo com o tipo de atendimento que os equipamentos da Masipack necessitavam naquele momento;
- Melhoria na informação e preenchimento da ordem de serviço em formato legível, que todos compreendessem a informação descrita;
- Agilidade no envio de orçamentos para os clientes;
- Rapidez nas consultas dos relatórios preenchidos;
Como o Field Control atendeu a Masipack:
- Ferramenta intuitiva, muito fácil e prática de utilizar. Em poucos cliques, você tem acesso à informação que deseja;
- Sem cobrança extra de customização, a partir da necessidade da empresa;
- A geolocalização de equipes (saber onde o técnico está em tempo real) foi fundamental para agendar as visitas seguintes, indicando o técnico mais próximo à região da chamada seguinte;
- Mesmo com o técnico viajando dias seguintes, a equipe responsável pela gestão de qualidade tem acesso aos relatórios para análise e envio ao cliente, logo após o encerramento da instalação ou reparo realizado;
- Saíram do papel, onde não tinha compreensão de leitura para a era digital;
- Deixaram de utilizar em torno de 50 mil folhas de papel por ano, gerando economia de custo e redução de lixo.
- O módulo de orçamento está sendo muito utilizado e facilita bastante, principalmente por ser integrado com as funções utilizadas pelo técnico em campo. “A partir do relatório técnico, montamos o orçamento e encaminhamos direto para o cliente. A partir do momento que é aceito, montamos a agenda de visita técnica, o que auxilia bastante, fazer todos esses processos em um único sistema”.
- Prestação de conta das despesas realizadas durante as visitas;
- O tempo de resposta do time de sucesso do cliente da Field Control é muito curto. Em cinco minutos, somos atendidos no chat e também via whatsapp;
- O cadastro dos clientes por geolocalização facilitou o atendimento dos clientes que atuam fora do país, pois em alguns lugares fora do território brasileiro, não existe CEP, com isso, ficou mais fácil indicar exatamente o endereço daquela visita.
Tela de acompanhamento em tempo real da equipe externa, na qual a Masipack localiza o time de manutenção.
Antes da Field Control
Cada formulário impresso tinha cinco vias. O técnico andava com um formulário que sempre amassava e no fim do dia, ele o preenchia.
Nem todos os técnicos tinham uma grafia legível a ponto de todos os envolvidos na operação identificarem de primeira o que estava escrito no formulário. A dificuldade da leitura dos relatórios era uma realidade.
O técnico precisava retornar de viagem, quando atendia demandas em outras cidades/estados, para compilar os dados e tudo o que foi realizado naquelas chamadas enquanto ele estava fora. As informações não ficavam disponíveis em tempo real. Isso era feito por meio de ligação telefônica, sem nenhum dado online.
“Os formulários iam para o arquivo morto. O cliente ligava querendo alguma informação a respeito daquele documento, precisávamos ir fisicamente até o arquivo morto, abrir caixas, localizar onde aquele papel estava. Hoje, com uma busca instantânea, localizamos o documento”.
Adesão dos técnicos pelos processos digitais
Sair do papel e ir para o digital é uma mudança cultural. Na transição entre o físico para o online, a equipe de gestão de qualidade da Masipack ficou como suporte para orientar os técnicos sobre as possíveis dúvidas durante o preenchimento até que a total adesão fosse feita, a partir da praticidade que foi agregada dia após dia.
Com o uso do Field, muitos técnicos passaram a dar sugestões como o uso offline, por exemplo, já que em alguns locais, a conexão com a internet está indisponível. Hoje, o time nem lembra mais como era na época do papel, já que a produtividade é muito maior.
Além do Grupo Masipack, mais de 2000 empresas do Brasil utilizam o Field Control e sentem, no dia a dia, a praticidade e economia que o sistema de gestão de equipes externas proporciona com o aumento da produtividade em 40%!
Você também pode ter esses resultados na sua equipe ao resolver todos os problemas que impedem maior resolução das demandas de instalação e manutenção. E não importa o tamanho da sua empresa!
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