Você se lembra quando empresas e instituições governamentais usavam carimbos, sem saber o que é automação de processos?
Nessa época, já existiam processos organizados, isto é: uma sequência de tarefas ordenadas, com agentes definidos, entradas de informações ou recursos e uma entrega final. Só que não eram automatizados, eram manuais.
Quando você ia ao banco pagar uma conta, por exemplo, como comprovada o pagamento? Com um carimbo e controles anotados em livros, fichas e arquivos. Muito fora da nossa realidade atual, não é mesmo?
Processos com esses, baseados em papel e verificações físicas em arquivos e pastas, são processo que não foram automatizados.
Neste post, você vai entender o que é a automação de processos, como implantá-la em sua empresa e quais as suas vantagens.
O que é automação de processos?
Quando se pensa em definir o que é automação de processos, muitas pessoas imaginam robôs e computadores tomando as rédeas das atividades humanas.
Na verdade, esse cenário é bem exagerado.
A automação de processos (ou automatização de processos) é uma técnica de gestão de negócios em que se usa a tecnologia para integrar sistemas e equipes, trocar informações em tempo real, monitorar indicadores de performance e o fluxo de trabalho. Além de substituir, em alguns casos, atividades manuais por automáticas.
Para entender o que é automação de processos é preciso ter em mente que o acesso aos dados e informações é fundamental,. Na verdade, esse é o foco.
O fato de algumas atividades repetitivas se tornarem automáticas. Portanto, suscetíveis a menos erros, é importante, mas a grande vantagem da automação de processos indica o controle que ela proporciona.
Ao ter acesso aos dados de desempenho e analisá-los, o gestor poderá tomar decisões com mais agilidade e precisão.
Melhoria contínua
Além disso, poderá iniciar a melhoria contínua de processos. Isto é: ao verificar que determinado processo apresenta indicadores de performance abaixo do esperado, o gestor procura meios de melhorá-lo.
E a cada nova melhoria, mais uma vez o processo passa por medição e avaliação. E, se necessário, uma nova versão do processo, ainda melhor, entra na fase de criação.
Ficou claro para você o que é automação de processos e quais as suas vantagens para a gestão empresarial?
Ótimo! Mas como criar processos em uma empresa? Afinal, para automatizar um processo, será preciso primeiro criá-lo, não é mesmo?
Adobe Stock
Como criar processos?
Normalmente os processos já existem, apenas não estão devidamente documentados e formalizados.
Além disso, um processo informal, geralmente não segue um padrão. Muito bem indica nem o controle feito adequadamente. Por isso, não costuma ser a maneira ideal de se conduzir aquela atividade. Portanto, esse processo precisa passar por melhorias.
O primeiro passo para criar processos é analisar o processo exatamente como ele é feito atualmente.
Para isso, faça entrevistas com os colaboradores. Assista ao processo em execução e colete documentos, com formulários e checklists, por exemplo.
Em seguida, o processo é “desenhado”, normalmente com o uso de diagramas ou de fluxogramas de processos.
Com esses diagramas, fica muito mais fácil para o gestor e sua equipe entenderem como o processo atual é executado.
Assim, eles procuram por gargalos, pontos de atraso, desperdícios, atividades feitas em duplicidade e outras falhas.
Depois de visualizar essas falhas, desenhe um novo fluxograma do processo, com o objetivo de evitá-las e suprimi-las.
Feito isso, o processo é testado e medidos os resultados, para se verificar se realmente é melhor que o processo anterior.
Qual melhor momento?
É nessa hora que automatização de processos deve ser empregada para auxiliar o seu negócio.
Hoje, softwares especializados na modelagem e automação de processos permitem fazer isso de forma bastante ágil, com interfaces intuitivas. O que proporciona a sua equipe não apenas desenhar o processo ideal, mas acompanhar seus indicadores de desempenho em tempo real.
Só assim você consegue medir a eficiência do que está em realização e promover sua melhoria contínua.
Automação de processos online
Outra vantagem da automação de processos por meio de softwares é a possibilidade de fazer a gestão de pessoas e de atividades online, com ajuda de dispositivos móveis.
Assim, atividades como acompanhamento de vendas ou prestação se serviços em campo, por exemplo, podem se beneficiar da automação, promovendo muito mais qualidade na entrega dos serviços e conseguindo melhores resultados.
Com um software desse tipo, você tem o conhecimento da localização dos seus funcionários. Isso acontece por meio do GPS do celular em que o programa de automação instalado disponibiliza a função.
É possível saber quanto tempo ficaram em cada cliente, traçar as melhores rotas de visitas, enviar ordens de serviço e notas fiscais e até fazer um checklist das atividades executadas. Para que todos os processos aconteçam da melhor forma, sem erros, esquecimentos ou atrasos. Tudo isso de olho na sua produtividade.
E o melhor de tudo
Relatórios de desempenho gerados para que os gestores analisem a performance de cada colaborador. Isso permite orientá-los e até pagar bônus e comissões com base em dados confiáveis e sempre atualizados.
Agora você sabe o que é automação de processos e como ela pode beneficiar seu negócio. Por que não procura o software ideal para automatizar alguns processos em sua empresa?
Este artigo foi escrito pela equipe do HEFLO, um software de BPM e modelagem de processos intuitivo e baseado na nuvem.
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