Facilitar a vida das pessoas é um dos principais objetivos dos processos de automação residencial e industrial. Entretanto, assim como tudo na vida, podem indicar falhas no funcionamento e com isso, a equipe externa de uma empresa de instalação e manutenção precisa estar uma agenda muito bem organizada para atender essas demandas emergenciais.
Mais que isso, ferramentas e processos que realmente resolvam o problema apresentado e criem uma relação de confiança entre a empresa e os clientes são fundamentais para o crescimento do negócio. Afinal, atrasos nas visitas externas, falhas na comunicação entre as equipes, perda ou preenchimento incorretos e incompletos de dados causam sérios problemas e impacto direto na produtividade e na renovação dos contratos.
Se você está passando por essa situação ou quer evitá-las, confira com a Field como solucionar os problemas mais comuns e abrir sua agenda para mais chamados.
O que são processos de automação residencial e industrial
Automação residencial e industrial são tecnologias que automatizam o funcionamento e acionamento de equipamentos domésticos e de estrutura de casas ou prédios. Por exemplo, portões automáticos, sensores que evitam que esses portões fecham enquanto o carro está parado ou passando por ele, sensores de fumaça e até fechaduras. Mas também existem os equipamentos que são acionados pela internet, sem necessidade de estar no mesmo ambiente.
O conceito de casa inteligente está em evidência com a modernização e desenvolvimento da internet das coisas (IOT). A ideia de morar em uma residência com detector de presença, mesmo você estando em outro continente é real, assim como acionar o ar-condicionado ou a iluminação antes mesmo de chegar em casa.
E mesmo que seja tudo muito moderno, mais do que a instalação que demanda uma equipe especializada, as falhas acontecem. E utilizar ferramentas adequadas não apenas para o reparo, mas também na organização melhoram o desempenho dos responsáveis pela instalação ou manutenção corretiva que será aplicada.
Como agilizar as demandas nos processos de automação residencial e industrial
Se uma residência ou empresa utiliza automação nos equipamentos é porque zela pela agilidade. Em primeiro lugar, o investimento não é baixo. Em segundo lugar, quando um único item deixa de funcionar, outros que atuam de forma integrada podem impactar todo o funcionamento e entrega da produção, no caso de indústrias.
Ou seja, o cliente abriu o chamado, é preciso cumprir o prazo estipulado em contrato para atendimento. Se for antes disso, pontos para a sua equipe. Mas hoje, você tem condições de cumprir esse prazo?
Para isso, a sua empresa de instalação e manutenção precisa de:
- Agenda organizada com demandas previstas e vaga para as emergenciais;
- Ordem de serviço completa e preenchida com dados legíveis;
- Relatório de visita técnica;
- Localização da equipe externa em tempo real.
Agora, vamos entender como cada um deles funciona.
A ordem de serviço digital é uma ferramenta fundamental entre os processos de automação residencial e industrial
Como organizar agenda da equipe de campo
As chamadas precisam ser muito bem organizadas desde o processo de abertura. Hoje, como funciona esse processo na sua empresa? No mundo ideal da prestação de serviços, as empresas com alta produtividade também já estão na era digital. Nada de anotar as chamadas em qualquer papel encontrado na sede. Uma agenda digital é a melhor opção!
Tudo fica dentro de um sistema que informa diretamente o técnico selecionado para aquela visita. Essa notificação acontece via aplicativo que conversa com um sistema atualizado pelo gestor ou pessoa responsável pelos agendamentos.
A cada novo agendamento, o técnico fica sabendo antecipadamente onde será a chamada e qual a demanda. Dessa forma, terá mais tempo para se preparar e atender o cliente com a qualidade esperada.
Ordem de serviço para manutenção e instalação
Esse documento é um complemento da agenda. Nele, o técnico saberá todas as informações necessárias não apenas para chegar até o local, como o endereço, mas o problema relatado e no caso de instalação, o local exato, assim como o que será instalado. Por mais que pareça simples e até óbvio, principalmente para equipes que têm técnicos muito experientes, quanto mais detalhes e maior a comunicação, as chances de execução de erros e retrabalho são reduzidas a zero.
Você não precisa de uma ordem de serviço super elaborada. Um modelo básico já ajuda muito. Se você ainda não utiliza essa ferramenta, baixe um modelo GRÁTIS aqui mesmo e receba direto no seu e-mail.
Modelo de relatório de visita técnica
Até aqui, você agendou a visita, preencheu todos os campos da ordem de serviço e encaminhou para o técnico que está no endereço indicado pelo cliente. E durante a visita, mais que executar o serviço, é preciso preencher o relatório de visita técnica. Esse outro documento traz informações técnicas, como o nome mesmo diz.
Peças trocadas, danos apresentados e reparados, local exato do reparo e um dos itens principais: fotos que comprovam que o reparo foi feito ou até mesmo o equipamento instalado.
As empresas mais sérias do mercado, desde instituições bancárias até órgãos governamentais, exigem o preenchimento do relatório de visita técnica para maior transparência. E para que nenhum questionamento fique sem resposta ou até mesmo excluir a necessidade do cliente perguntar sobre detalhes, você tem acesso a um modelo de relatório de visita aqui mesmo!
Localização da equipe externa em tempo real
Como os processos de automação residencial e industrial podem sofrer interrupções que impactam todo o funcionamento pleno de um local, as chamadas acontecem a qualquer hora do dia ou da noite. Você resolve o problema do seu cliente, sem deixá-lo esperando ao direcionar a equipe mais próxima a ele. E essa informação você tem por meio de um painel de controle. Lembra do app que indicamos lá no primeiro tópico sobre ordem de serviço?
Ele é muito mais que um sistema de agendamento de visitas e emissão de OS. O Field Control é um sistema de gestão de equipes externas completo que agrega todos esses processos que indicamos aqui e muitos outros. Juntos, eles eliminam os erros e os papéis, melhoram a comunicação entre a gestão e equipe e aumentam a produtividade em 40%.
O uso do Field Control é muito simples. Com um app instalado no smartphone, o técnico consegue receber a agenda do dia e até da semana, preencher todos os dados dos relatórios solicitados e ainda pedir a assinatura do cliente ali mesmo. Sobre os relatórios, eles são enviados via e-mail, em formato PDF para os clientes. Dependendo da necessidade, é possível enviá-los logo após o encerramento da visita, já com a assinatura dele como um comprovante do serviço feito.
Mais de 2000 empresas de todos os portes utilizam o Field Control no Brasil e na América Latina. Não importa o tamanho da sua empresa, a Field tem um plano exclusivo para você crescer cada vez mais. Agende uma demonstração GRÁTIS e saiba na prática como fidelizar seus contratos atuais e aumentar sua carteira de clientes sem a necessidade de contratação de novas equipes.
