Exemplos de falhas de comunicação nas empresas e como evitá-los

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Exemplos de falhas de comunicação nas empresas

Exemplos de falhas de comunicação nas empresas e como evitá-los

Todo mundo sabe que a comunicação é fundamental no mundo dos negócios. Para gerenciar uma equipe de sucesso, os funcionários, gerentes e altos executivos precisam se comunicar de maneira clara e eficaz. Para te ajudar nesse objetivo, vamos te mostrar exemplos de falhas de comunicação nas empresas. Além te orientar para evitar que aconteçam.

No entanto, às vezes o fluxo de informações é interrompido e algumas partes interessadas são deixadas no escuro. A falta de comunicação pode resultar em consequências negativas, desde funcionários e clientes furiosos até oportunidades perdidas e lucros perdidos.

As mensagens são enviadas e recebidas quer as empresas escolham ou não se comunicar. A falta de comunicação pode enviar uma mensagem forte também.

Não deve ser surpresa, portanto, que o engajamento de funcionários possa ser um grande problema se você não estiver regularmente fazendo check-in com sua equipe.

Muitas vezes, as pequenas empresas operam sob a suposição de que os funcionários sabem o que está acontecendo ou, se não, descobrirão por si mesmos.

No entanto, na maioria das vezes, este não é o caso. Como resultado, questões envolvendo comunicação e engajamento de funcionários tendem a cair para o final da lista de prioridades.

Por isso, é importante manter sua equipe monitorada e evitar dissonâncias. A seguir, detalhamos alguns exemplos de falhas de comunicação nas empresas e soluções para aplicar e evitar que eles surjam.

Falha de comunicação nos negócios

Às vezes, apesar dos melhores esforços de todos, a comunicação empresarial é prejudicada.

Seja entre clientes e uma empresa ou entre gerentes e funcionários, os envolvidos geralmente se perguntam o que deu errado.

Comunicação é mais do que apenas palavras. Trata-se de fazer uma conexão entre duas pessoas ou entidades com maneiras potencialmente muito diferentes de abordar a mesma tarefa.

Analisar algumas das razões comuns para falhas de comunicação pode ajudar uma empresa a evitar essas armadilhas de conexão.

Confiança e Honestidade

A camaradagem entre clientes e um negócio e entre funcionários dentro de uma organização é um processo em constante evolução.

As pessoas nem sempre são propensas a confiar ou acreditar umas nas outras. Um dos exemplos de falhas de comunicação nas empresas, portanto, pode ser o medo de dizer a coisa errada ou dizer de maneira errada.

A honestidade é realmente a melhor política, mas, às vezes, pensar em como comunicar melhor os tópicos pode deixá-lo desorientado.

No entanto, as pessoas apreciam não ser enganadas e colocar todas as cartas na mesa ajuda a manter tudo profissional e gerar confiança.

Simplificando as mensagens

No mundo dos negócios, marketing e relações públicas podem fazer ou quebrar a imagem de uma empresa – e, portanto, seu lucro.

O truque é fazer com que todos na empresa comuniquem as mesmas mensagens de forma consistente e completa.

Uma estratégia de branding só é eficaz se as comunicações da sua empresa forem repetidas frequentemente com a mesma intensidade e genuinidade.

Aqueles que interagem com clientes e prospects devem certificar-se de reiterar os principais valores da empresa. Sem essa consistência, a uma falha de comunicação pode resultar em prejuízos sérios para a imagem da sua empresa.

Métodos de comunicação complexos

Outro dos exemplos de falhas de comunicação nas empresas é usar termos excessivamente complexos ou técnicos que geram dificuldade de entendimento em uma conversa.

Não presuma que todos entendam o mesmo jargão da indústria ou estejam na mesma página quando se trata de terminologia complexa.

Uma maneira melhor de abordar a comunicação é dividir as coisas em frases digeríveis e evitar o uso de linguagem complicada.

Use mensagens claras e concisas e fique longe de jargões e acrônimos que alguns podem não entender.

Pensamento baseado em classes

Uma ideia relacionada a comunicação é a crença de que alguns grupos são mais bem informados ou tem mais conhecimento do que outros.

Esse modo de pensar abrange a ideia de que os clientes “precisam ser educados” sobre seus produtos e serviços, bem como a ideia de que os gerentes sabem como fazer as coisas melhor do que os outros funcionários.

Em vez de ficar preso a essas noções preconcebidas, ouça o que seus clientes e funcionários estão lhe contando.

Manter o diálogo aberto ajuda as pessoas a se sentirem como se tivessem contribuído e que elas não são apenas peões em um jogo maior. Os clientes apreciarão serem ouvidos e os funcionários se sentirão mais capacitados.

Leia também: Como melhorar a comunicação na empresa: 13 dicas infalíveis.

6 exemplos de falhas de comunicação nas empresas e soluções

Problemas de comunicação no local de trabalho podem ter um impacto negativo na moral, produtividade e relações de trabalho interdepartamentais.

Quando deixados sem controle, os problemas de comunicação contínuos podem reduzir os lucros, aumentar a rotatividade e levar a erros que afetam negativamente a imagem pública da empresa.

Reconhecer e abordar problemas comuns pode suavizá-los antes que eles saiam do controle.

Fique atento a esses exemplos de falhas de comunicação nas empresas que são comuns de acontecer e resolva-os rapidamente.

1) Falhar em se comunicar totalmente

Em um local de trabalho dominado por respostas rápidas por meio de mensagens de texto e e-mail, os detalhes podem ser perdidos, ignorados ou incompreendidos.

Responder “sim” a uma série de perguntas em um e-mail não deixas as coisas claras.

Responder “OK” quando perguntado se você pode revisar um documento não aborda a questão de onde o documento reside, que tipo de revisão é preciso ou quando as edições precisam ser retornadas.

Solução: torne as solicitações de e-mail claras e detalhadas e torne as respostas completas e abrangentes. Antes de pressionar “Enviar”, pergunte-se:

  • Eu respondi a cada pergunta na íntegra?
  • O destinatário terá alguma dúvida pendente depois de ler meu e-mail?

2) Assumir que alguém está a frente

Quando você faz parte de uma sessão de brainstorming em grupo, de um e-mail em grupo ou de um projeto em grupo, há sempre a possibilidade de assumir que outra pessoa está comandando a tarefa.

Quando todos presumem que outra pessoa está lidando com as coisas, a bola inevitavelmente é descartada, o que leva a acusações, culpas e prazos perdidos. Esse é um dos exemplos clássicos de falhas de comunicação nas empresas.

Solução: Em qualquer dinâmica de grupo, é necessário ter uma pessoa importante para definir e esclarecer papéis no final da discussão ou debate. Um e-mail de grupo que esclarece quem está fazendo o que e quando, simplifica as iniciativas do grupo.

3) Falhar na auto-edição

A auto-edição é uma boa técnica de negócios para aprender em formas escritas e verbais.

Não considerar o que você está prestes a escrever ou dizer pode levar a um colapso na comunicação. Seja porque você não está articulando totalmente seus pensamentos. Ou ainda porque você reage sem pensar, o que leva a sentimentos de mágoa e mal-entendidos.

Solução: Antes de pressionar Enviar, verifique o conteúdo, a ortografia, a gramática e a validade. Em seguida, verifique seu tom para garantir que o destinatário não possa interpretar mal suas palavras.

Ao falar em um ambiente caloroso, escolha suas palavras cuidadosamente e passe-as pelo seu filtro mental pelo menos uma vez antes de pronunciá-las em voz alta.

4) Estar despreparado

Se você estiver atrasado para uma reunião ou se aproximar de um prazo e estiver despreparado, poderá ficar tentado a desistir.

Quando você está despreparado, erros, mal-entendidos e até mesmo a má orientação de um projeto ou tarefa podem ocorrer.

Solução: Seja organizado para conseguir se prepara. Se você não estiver, é melhor admitir que precisa de mais tempo do que jogar uma ideia no ar e esperar que ela seja cumprida.

Essa falta de preparo profissional, ela alguns casos, geram exemplos de falhas de comunicação nas empresas que podem resultar em danos estratégicos para o seu negócio. Tenha cuidado!

5) Usar a ferramenta de comunicação errada

Há momentos em que um e-mail é apropriado e outras vezes em que um telefonema ou reunião presencial é mais adequado.

Julgar mal a situação e escolher a ferramenta errada pode levar a um colapso na comunicação. E ainda pode  criar confusão, incompreensão e ferir sentimentos.

Solução:

  • Se você trocar informações rotineiras ou de atualização todos os dias, o e-mail ou outros aplicativos para empresas são uma boa opção.
  • Se você está tentando desvendar uma situação complicada repleta de desinformação, um telefonema ou uma sessão do Skype permite uma troca de ida e volta mais eficaz.
  • Se você está apresentando más notícias ou tendo um debate sério ou contencioso, uma abordagem presencial é a melhor escolha. Ela permite que você leia a linguagem corporal, calibre o temperamento e faça contato pessoal.

6) Supercompartilhar

Às vezes nós compartilhamos demais quando falamos antes de pensarmos. Outras vezes, fofocamos e trocamos informações inapropriadas.

Às vezes, o desleixo resulta em compartilhamento excessivo ou liberação de informações pessoais ou confidenciais.

Imagine um cenário em que você acidentalmente selecionou “responder a todos” ou “encaminhar” em uma conversa por e-mail em que você e um colega estão falando em termos depreciativos sobre um cliente.

Solução:

  • Enfatize a necessidade de confidencialidade no local de trabalho;
  • Realize reuniões sigilosas a portas fechadas;
  • Evite colocar informações altamente confidenciais ou confidenciais por e-mail
  • Interrompa as fofocas.

Comunicações simplificadas e eficazes começam de cima para baixo. Se você ainda não tem uma política de melhores práticas de comunicação, crie uma. E mais: use-a para orientação e eventos de treinamento da equipe.

Além disso, considere que, às vezes, um problema que parece resultar de uma má comunicação pode ser uma prática comercial ineficaz, uma organização deficiente ou habilidades de gerenciamento de tempo sem brilho.

Antes de culpar os exemplos de falhas de comunicação nas empresas, avalie as outras causas de uma falha nas operações efetivas.

O Field Control é um sistema de gerenciamento para prestadores de serviços externos. O técnico recebe as atividades no celular, preenche checklists, anexa fotos e colhe a assinatura do cliente. Toda ordem de serviço é 100% digitalizada.

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Luiz Freneda

Luiz é um dos fundadores e responsável tecnologia da Field Control, que inclui o Aplicativo para celular, Painel de gestão, Site, demais sistemas e agora também o Blog ;)