Em um passado não muito distante, gestores se agarravam a seus cadernos cheios de tabelas desenhadas a base de régua e caneta. Atualmente você pode aproveitar a tecnologia aprendendo como fazer uma planilha de serviços prestados no computador ou ainda utilizar aplicativos para empresas que tenham essa e outras funções. Nos últimos anos o gerenciamento de prestadores de serviços evoluiu para o uso de aplicativos para empresas. Com ele, você consegue coordenar sua equipe de trabalho até pelo seu celular. Neste artigo, iremos te ensinar a como fazer uma planilha de serviços prestados utilizando uma tabela simples e também apresentaremos as vantagens da utilização das modalidades mais modernas de aplicativos.
Como fazer uma planilha de serviços prestados do zero
1. Escolha um programa de planilhas
Para você aprender a como fazer uma planilha de serviços prestados você deve ter acesso a um programa simples de construção de tabelas, como por exemplo o Microsoft Excel ou o Planilhas do Google Drive.
2. Selecione as informações que deve aparecer na planilha
Após selecionar a plataforma que será usada, você precisará separar as informações que vai usar nessa planilha, em colunas. Para isso segue alguns exemplos de informações que podem constar em seu documento e que podem ser úteis para você.
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Número da ordem de serviço: Aqui você identifica o número único da ordem de serviço prestado. Você pode deixar preenchido uma sequência de números para não ter que ficar preenchendo toda vez que for usar. Isso ajuda a não correr o risco de cometer algum erro.
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Nome do cliente: Coloque o nome completo do cliente para evitar confusões com nomes populares que podem se repetir.
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Nome do técnico responsável: Identifique seu colaborador encarregado de realizar o serviço.
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Descrição do trabalho: Descreva com clareza o serviço a ser realizado e leia as informações para seu cliente. Tudo isso, a fim de confirmar que você entendeu e evitar que haja algum engano com o serviço prestado.
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Data de Abertura: Coloque a data que a ordem de serviço foi aberta.
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Data do serviço: Insira a data em que o serviço foi realizado.
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Preço: Importantíssimo registrar o preço cobrado no momento de abertura da ordem de serviço. O objetivo é evitar contratempos com divergência de valores.
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Descontos: Eventualmente algum cliente receberá desconto em algum serviço prestado, seja por alguma falha ou para fidelizá-lo.
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Status: Marque aqui o estágio em que se encontra a ordem de serviço: agendada, em andamento ou concluída. Utilize essa coluna conforme sua realidade. Por exemplo, você também pode usá-la para informar se o serviço já foi pago ou não.
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Observações: É importante anotar detalhes conversados ou combinados. Além de ser um bom local onde você pode marcar algo sobre aquele serviço que você irá precisar se lembrar no futuro.
Observe na imagem e entende como a planilha poderá ficar:
É importante que você busque adequar sua planilha à realidade do seu negócio. Procure conversar com outros profissionais da área e veja se a utilização de planilhas ainda está sendo útil para eles.
3. Mantenha a planilha atualizada
Realize um acompanhamento próximo a sua equipe de campo para garantir que a planilha se mantenha atualizada, para que nenhum cliente fique sem atendimento. Organize os chamados e os serviços atendidos de maneira que você como gestor possa acompanhar a evolução dos atendimentos.
Aplicativo para prestadores de serviços externos: modernização da planilha
Atualmente os profissionais têm buscado atualizações e melhores recursos que facilitem seus processos de acompanhamento e armazenamento de informações sobre serviços prestados. A solução está nos aplicativos para prestadores de serviços externos. Essas soluções baseadas na nuvem oferecem um conjunto de ferramentas projetadas para atender às necessidades de empresas de todos os tamanhos. Por meio desses aplicativos o técnico:
- Recebe as atividades no celular, por meio de uma ordem de serviço online. Inclusive, você pode baixar um novo modelo aqui: modelo de ordem de serviço.
- Preencher o checklist
- Anexar fotos
- Colhe a assinatura do cliente
- Fecha a ordem de serviço de maneira 100% digital
O gestor é atualizado em tempo real, quando um atendimento é iniciado e finalizado. E ainda armazena todo o histórico do cliente neste aplicativo, para possíveis futuras consultas. Ao utilizar um sistema profissional você terá suporte técnico, backups, segurança, agilidade e acessibilidade. Coisas que uma planilha no seu computador não teria.
Aplicativo para equipes externas e a facilidade de uso de planilha de serviços prestados
Inclusive, imagine você perdendo anos de informações de clientes por conta de algum problema técnico em seu computador. Com a utilização do aplicativo isso jamais aconteceria. Além das facilidades que a tecnologia apresenta, utilizar um aplicativo para acompanhar os serviços prestados por sua empresa também é um exemplo de redução de custos na sua empresa, uma vez que aumenta a sua produtividade (evitando que o gestor e o técnico fiquem horas preenchendo documentos). Agora que você já aprendeu a como fazer uma planilha de serviços prestados e conheceu a possibilidade de utilizar um sistema 100% digital, basta escolher o que é mais interessante para a sua empresa. Se você se interessou pelo aplicativo para gestão de equipes externas e projetos, agende uma demonstração grátis e entenda como se encaixa na sua empresa de forma personalizada. Somos um aplicativo para gestão de equipes externas 100% intuitivo. O Field Control possui dois módulos:
- Um módulo web para os gestores, que pode ser acessado pelo computador, notebook ou tablet
- Um aplicativo instalado no celular do técnico que recebe as atividades no celular, preenche o checklist, anexa as fotos e colhe a assinatura do cliente. Assim a ordem de serviço fica completamente digital.
Temos certeza que você não irá mais olhar para sua antiga planilha ultrapassada. Para mais modelos de planilha, acesse:
