Um relatório gerencial faz com que a prestadora se organize e tenha condições de se manter sempre em crescimento. Para ser efetivo, precisa pontuar o que foi feito durante o período estipulado. Alguns dados mais essenciais precisam conter o fluxo de tudo o que acontece no dia a dia. Se você é contra a ideia, ao fim do texto, possivelmente, terá mudado de opinião. Portanto, continue aqui com a Field. Nosso objetivo é que você ajuste a sua gestão da forma mais prática possível. E consiga promover uma prestação de serviços imbatível. Está preparado? Pedimos sua atenção nos próximos minutos de leitura. Com certeza, fará a diferença na rotina a médio e longo prazos.
Por que um relatório gerencial?
A resposta é simples e direta: melhorar a sua produtividade. Quem não quer fazer mais visitas em menos tempo? Ou até mesmo eliminar todos os processos desnecessários. Acima de tudo, substituí-los? Outro ponto importante do relatório é indicar quanto está custando sua operação. Será que a prestadora está pagando para trabalhar? No começo do negócio, isso realmente pode acontecer. No entanto, não por muito tempo. Além disso, o documento também pode responder quais são os técnicos que têm mais desempenho. O que pode facilitar a desenvolver ações para retenção de talentos. O corte de gastos também pode acontecer. Onde está se gastando mais? O que está ficando para trás e tem que ser prioridade? Tudo pode ser respondido no relatório. O resultado também vai estimular a ter uma equipe de alta performance, por exemplo.
Como estipular o período de análise?
Cada prestadora pode definir um calendário diferente. Essa agenda vai depender dos ajustes que precisam ser feitos. Ou seja, quanto mais detalhes a serem analisados, menor o período. O importante é que o documento te dê uma direção. E seja produzido apenas sem nenhuma meta ou objetivo. Por exemplo, a partir da produção do seu primeiro relatório, possivelmente, alguns processos detectados precisarão passar por melhorias. Entre eles, podemos citar: tempo de visitas, perda de OSs, preenchimento de check-lists e avaliação do cliente. Além disso, quantas e quais tipos de manutenção são executadas. Nesse foco, é possível ter uma métrica de economia. Isso, vamos explicar melhor ao longo do texto. Então, se a sua gestão precisa mudar urgente, faça a análise a cada sete dias. Com o tempo, poderá passar para 15 e depois 30 dias. E não esqueça de fazer um comparativo entre os períodos. Saber o que o foi ajustado e como, pode ser um indício de melhoria. E isso é o que todos querem. Portanto, prepare seu papel e caneta. Nas próximas linhas, vamos te indicar o que é preciso estar em um relatório gerencial para que sua prestadora tenha um alto desempenho. Vem com a gente...
O que um relatório gerencial precisa ter?
Manutenções
Em primeiro lugar, é a base da prestação de serviços. E não importa o setor. Mesmo que a empresa trabalhe com instalações, é a manutenção que proporciona um giro do negócio, por meio de contratos contínuos. Por que precisa estar no relatório gerencial? Bom, a cada tipo de manutenção demanda um tempo específico. Ainda, cada uma tem um custo diferente. Algumas até precisam de mais de um técnico, dependendo do que é necessário para atender a demanda. Dessa forma, facilita até mesmo a incluir no contrato, quantas manutenções estão previstas. O tempo de cada uma. Consequentemente, organizar melhor a agenda e distribuí-la entre os técnicos, de acordo com a habilidade. Reforçando que as perguntas abaixo são apenas sugestões. Ou seja, personalizá-las é o ideal.
Corretiva
Já que é a manutenção mais cara, quantas são realizadas por mês e para quais clientes. O número está em excesso? As peças necessárias fazem parte do estoque? Os chamados foram feitos em horários comerciais ou de plantão? Quanto tempo o cliente demorou para ser atendido? Por mais que você tenha essas respostas na ponta língua (o que te parabenizamos por isso), ter em um documento é importante. Assim, você pode analisar quais foram essenciais e quais em excesso, por exemplo. Além disso, educar também o cliente informando que uma manutenção corretiva tem o custo maior. Na maioria das vezes, pode ser evitada se a preventiva é realizada, a partir do calendário desenhado. Para saber mais detalhes sobre esse tipo de manutenção, recomendamos a leitura: Manutenção corretiva: como melhorar sua gestão.
Preditiva
As manutenções periódicas também cabem aqui! E óbvio que tem conteúdo sobre esse tipo de manutenção: Como realizar manutenção preditiva?
Preventiva
O nome diz: prevenir. Mas estão sendo feitas e com o efeito esperado? O que é executado durante essas visitas? Há trocas de peças que excederam a validade? A agenda de manutenção preventiva foi cumprida a risca? Se a preventiva evita a corretiva, precisa ser prioridade, certo? E quanto de atenção sua equipe tem dado a ela? O relatório geral pode responder muito bem a esses questionamentos. Além disso, pode dar uma boa projeção sobre o abastecimento do estoque, caso tenha um próprio na sede da prestadora. Quer saber mais? Clique aqui: Como manter uma receita recorrente com manutenção preventiva? 
Avaliação dos clientes no relatório gerencial
Aqui, a prestadora saberá a qualidade do atendimento oferecido. Saber a opinião dos clientes faz com que a empresa ajuste produtos e serviços, de acordo com a expectativa do consumidor. Por mais que cada consumidor possa ter uma experiência individual, a partir do técnico e serviço solicitado, ter uma nota média (ou até mínima), auxilia a manter sempre o padrão de qualidade. A avaliação dos clientes está no relatório gerencial porque mede a produtividade. O técnico atrasou? Enrolou demais na visita? O trabalho foi bem feito? Tudo isso conta no momento de fidelização. Estude sempre o comportamento do seu cliente. Se algum está dando sempre notas baixas, pegue o telefone. Ligue, questione, verifique como pode ajudar, por exemplo. Ajustes erros antes que vire uma grande bola neve. Como resultado, a quebra de um contrato pode doer lá no fluxo de caixa. Trate todos com a mesma importância. Desde o menor até o contrato mais alto. Afinal, todos eles merecem a mesma qualidade. E pontualidade também. Então, se esse é um problema atual, podemos te auxiliar com as seguintes orientações:
- Descubra o que seu cliente realmente quer;
- Modelos de avaliação de atendimento ao cliente;
- Como a avaliação de clientes auxilia no seu negócio.
Relatório individual de cada técnico
Cada pessoa tem seu tempo, modo de agir e personalidade. Portanto, respeitá-las é essencial no meio corporativo. Mas estabelecer metas para manter um alcance com cada vez mais qualidade e produtividade devem ser incluídas e discutidas na rotina. A partir dos dados avaliados, o gestor poderá implementar treinamentos que melhorem os aspectos que tiveram mais pontos negativos. Ou até mesmo avaliar a contratação de novos técnicos para integrar o time. Reforço é sempre bom. Dessa forma, é possível equilibrar as demandas para não sobrecarregar ninguém. Além disso, implemente a cultura organizacional e reforce sempre. Incluindo o uso de equipamentos de segurança. Que tal melhorar esses processos com a orientação da Field?
- Rotina de treinamento para prestador de serviços;
- Treinamento e desenvolvimento nas empresas: como aplicar;
- Regime de contratação de técnicos externos: quais são?
Como fazer tudo isso?
Ok, lendo assim, parece realmente muita coisa. E dentro da realidade, pode parecer impossível. O gestor não precisa preencher tudo a mão, muito menos em planilhas no Excel. Existe um sistema de gestão que faz tudo isso para você. De forma automática, todas as informações que são necessárias para a sua análise são preenchidas. E esse processo é apenas um que esse sistema pode fazer por você. Vamos explicar melhor. O sistema de gestão de equipes externas desenvolvido pela Field Control tem vários poderes. O foco é aumentar a produtividade e reduzir gastos. Tudo é feito de forma tecnológica. Inclusive, alguns processos passam a ser digitais. Um exemplo é a ordem de serviço. A gente sabe que esse documento tão importante muitas vezes é perdido, rasurado, provocando impactos negativos na qualidade da visita. E se você precisa de um modelo para implementar na sua equipe, tá na mão. É só baixar gratuitamente AQUI. Além disso, o gestor tem conhecimento sobre onde cada técnico está. Mais que fazer o monitoramento de geolocalização, consegue acompanhar os status de cada visita. O preenchimento de relatórios fotográficos e check-list também entram aqui. É algo tão incrível que parece que nem é real. Mas acredite. Ele existe e já é utilizado por milhares de prestadoras Brasil afora. Todas elas já utilizam o Field Control para aumentar a produtividade e fazem uso do relatório gerencial.
A gente te explica melhor neste vídeo. Afinal, visualizar é sempre mais didático:
Por fim, agora que você já sabe porque e como montar um relatório, que tal fazê-lo já de forma automatizada? A Field te dá a oportunidade de agendar uma demonstração totalmente gratuita. E ainda, durante a experiência, você pode contar com o apoio técnico do nosso time para qualquer dúvida. É só clicar aqui: QUERO AGENDAR MEU TESTE GRÁTIS. Para conhecer a gente melhor, visite nosso site. Lá tem mais detalhes sobre como funciona o sistema: www.fieldcontrol.com.br
