Agilizar o processo de serviços externos começa com planejamento e previsão, mas não para por aí. Gestores e técnicos sofrem todos os dias com imprevistos que ameaçam a produtividade. Ninguém quer prejuízos, não é mesmo? E isso requer cronograma flexível, gerenciamento em tempo real e decisões rápidas. Tecnologia inteligente é essencial para vencer esses desafios.
E foi pensando nisso que juntamos cinco métodos para te ajudar a conseguir a otimização da sua empresa. Você vai ver como ficará mais fácil alcançar objetivos, manter os clientes felizes e potencializar seus recursos. Vamos lá?
5 dicas para o controle de serviços externos
1. Os objetivos ditam o caminho
Empresas que oferecem serviços externos têm compromissos com seus clientes e parcerias e esses dois podem entrar em conflito. Por exemplo: melhorar a experiência do cliente pode exigir investimento.
O que é importante para sua organização pode variar com a região, isso é fato! Como: o tipo de trabalho, clima, ou mudanças de legislações. Prioridades podem mudar a qualquer momento. Você sabia que empresas voltadas a serviços externos precisam de agilidade? Isso facilita efetuar mudanças de acordo com a necessidade.
2. Agendamento inteligente de serviços externos
Agendar compromissos pode parecer simples teoricamente, ou mais complexo do que marcar um horário. O questionamento é: ninguém gosta de esperar! Por isso precisamos estabelecer compromissos. Isso irá facilitar o cumprimento das atividades, em horários que não deixem o cliente esperando. Pode parecer normal apenas marcar horários por “ordem de chegada”, mas esse método não informa a localização do técnico, cliente, tempo de viagem, atrasos ou cancelamentos.
Algumas soluções de gerenciamento de serviços visam, durações de atividades e tempo de viagem médios. Mas você sabe o que faz a diferença? As melhores usam previsões e dados em tempo real para uma maior precisão. O tempo de viagem médio pode ser de meia hora, mas o tempo preciso de viagem, contando com o tráfego naquele momento, pode chegar a uma hora e isso gera atraso.
Desta forma, podemos citar que em média um serviço de reparação dura meia hora. Ou seja, será que um técnico experiente não termina em meia hora? Agendamentos precisos consideram ótimos benefícios! O tempo de viagem, dados de tráfego em tempo real, e duração prevista para o serviço (baseado na performance individual de cada técnico externo).
3. Cronograma de serviços externos atualizado e flexível
Mesmo criando um cronograma com semanas de antecedência, ele provavelmente sofrerá com imprevistos no momento do serviço. Por isso, é importante que o cronograma seja atualizado constantemente exigindo, cancelamentos e duração dos serviços.
Os gestores de serviços externos precisam ajustar o cronograma a qualquer momento, isso irá evitar atrasos ou improdutividade. Por exemplo, se um técnico termina um serviço mais cedo, ele pode ser direcionado para outro e resolver mais pendências naquele dia, mas se isso não for refletido no cronograma esse tempo extra é desperdiçado.
A agilidade nos serviços externos é importante, pois qualquer atraso gera perda de produtividade e tempo valioso, ou pode levar a outro agendamento e insatisfação do cliente.
O cronograma do serviço externo deve ser flexível para que essas modificações aconteçam de forma imediata. É essencial que a agenda contenha uma mistura de prioridades variadas para que seja possível remanejá-las se necessário. Também é importante fornecer aos clientes um tempo maior para potencializar a eficiência enquanto minimiza o tempo de espera.
4. Comunicação pontual com os clientes.
Cancelamentos na última hora e ausências geram gastos e atrasos podendo desperdiçar tempo ou combustível. Especialmente se o técnico chega e o cliente saiu ou cancela quando o técnico já está a caminho. Geralmente esses problemas ocorrem por falta de comunicação, mas também por visibilidade por parte do fornecedor de serviços externos.
Ninguém quer perder um dia inteiro esperando pelo técnico. Pessoas têm compromissos, trabalhos, famílias e, às vezes, se esquecem do agendamento.
Para evitar isso, é recomendável manter a comunicação com o cliente. Por exemplo, podemos enviar uma mensagem como lembrete no dia anterior e dar a opção de cancelar ou confirmar a visita. No dia do serviço externo, é possível fornecer atualizações do agendamento e/ou tempo estimado de chegada do técnico. Dessa forma, o cliente não fica horas preso em casa à espera do técnico e tem a liberdade de fazer outras coisas. Isso ajuda a evitar ausências, mas também mostra que você valoriza o tempo do cliente.
Gestor de serviços externos
5. Performance de serviços externos em tempo real
Nenhum agendamento é perfeito e não importa o planejamento: sempre haverá imprevistos. E isso é OK, desde que você aprenda com eles.
Com o uso do aparelho móvel, você tem informações em tempo real. Os número de serviços externos concluídos, taxa de serviços concluídos na primeira visita, tempo de resposta e mapeamento de rotas. Isso pode ajudar na hora de tomar decisões ágeis, além de se programar para os próximos dias.
Por exemplo, se o tempo de serviço em uma certa área é longo por causa de demanda, talvez realocar outros técnicos pode aliviar a demora.
Se o serviço prestado corre risco, você pode: reagendar o que está com prioridade menor e realoca-lo para outro de prioridade maior. Sensacional ter essa dimensão né? Ou se você tem que atrasar os serviços externos para o próximo dia, poderá certificar que terá colaboradores suficientes na área, assim atenderá toda demanda. Todas essas informações podem ser suas. E no auge da Era da Informação, isso faz toda a diferença.
Inteligência artificial ao resgate!
Com tanta análise de dados, decisões rápidas e previsões. É impossível atingir o controle de serviços externos sem a ajuda de tecnologia inteligente.
Para potencializar a eficiência sem aumentar gastos ou incomodar os clientes, você precisaria considerar e analisar vários cenários. Quando qualquer atraso pode gerar queda de produtividade e gasto de recursos, é importante chegar às decisões corretas com rapidez.
Com planejamento, execução e análise, conseguimos cortar gastos e atingir as metas sem deixar de oferecer satisfação aos clientes ou equipe.
A tecnologia tem como superpoder trazer velocidade, precisão e automação. Tudo isso permite a tomada de decisões otimizadas, encaminhando soluções de forma inteligente e prática. Trazendo você e a sua empresa para o futuro.
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