Há sempre muita dificuldade nas empresas em saber qual o cálculo de km rodado correto. Como em todo reembolso de despesas, é preciso que se tenha processos e cálculos claros, para que não aconteça nenhum mal entendido. Então, tenha tudo muito bem definido. Mas a principal questão é: como calcular km rodado? Neste conteúdo, a Field traz dicas e informações sobre como calcular km rodado quando seu colaborador precisa utilizar o próprio carro ou moto. Esse dado é importante para as empresas de manutenção que atuam com equipes externas. E até mesmo você, como gestor, pode utilizar quando precisar prestar contas para a contabilidade. Afinal, o fluxo de caixa precisa estar em dia e funcionando plenamente.
A importância do cálculo de KM correto e preciso
Assim como qualquer outro setor ou ponto da empresa, o cálculo de km rodado deve ser levado com seriedade, sendo muito importante a precisão da conta e dos processos, para que não aconteçam erros que resultem em desperdícios financeiros. Por isso, é fundamental que se faça o cálculo preciso do km rodado, pensando também na melhor gestão dos reembolsos. Outro ponto importante é definir quais serão os itens que estarão no cálculo de km rodado. Normalmente, os itens que compõem a conta são: combustível, limpeza, seguro e IPVA + licenciamento. Como as pessoas possuem carros de marcas e modelos diferentes, a empresa pode adotar um modelo padrão intermediário de veículo - o que implica em ter um consumo médio - , assim como um valor médio do combustível.
Vamos para o cálculo de km rodado
1. Combustível
Vamos começar pelo combustível. É preciso que se tenha definido o consumo médio na gasolina/álcool de um carro 1.4, por exemplo. Depois, o valor médio do preço da gasolina na cidade onde será feito o reembolso. Isso feito, basta dividir o preço da gasolina pelo consumo médio. Você pode saber mais sobre esse tópico no link: Dicas para economizar combustível da sua equipe.
2. Seguro
Assim como todos os outros itens é preciso ter um valor médio do preço de um seguro, e ter uma ideia média dos kms mensais rodados pelo colaborador. E a conta também é simples: dividir o valor médio do seguro pela quantidade anual de quilômetro rodado (multiplicar por 12 o km mensal). Pesquise uma corretora que possa te orientar qual o melhor custo benefício. Caso tenha uma frota, o desconto pode até rolar. Avalie cada cláusula do contrato de serviço. Não esqueça de checar quais coberturas estão disponíveis. E como proceder de forma fácil na troca de motoristas. Um carro pode ser pilotado por mais de um técnico. Ainda mais em prestadoras que atuam em esquema de plantão.
3. IPVA e Licenciamento
É hora de definir preços médios de IPVA e Licenciamento (algumas empresas pagam o valor integral dos impostos). Aqui, também teremos os kms mensais rodados e os anuais (multiplicando o mensal por 12). A conta: Valor do IPVA + Licenciamento dividido pela quilometragem anual. No momento de escolher a sua frota, analise quais são os carros mais econômicos nesse sentido. A linha de entrada geralmente é a opção mais adotada para empresas. A manutenção não é cara. A facilidade de troca de peças é maior. E a economia de combustível também.
4. Limpeza
Agora, mais uma vez, precisamos de valores médios de limpeza e a quantidade feita, de acordo com o período. Se seu colaborador visita clientes é sempre bom que esteja com o carro impecável. Neste caso, o custo é mensal e deve-se dividir o valor gasto por mês com limpeza pela quantidade de km rodado. É possível fazer parcerias com lava-rápidos. Fazer uma lavagem interna e externa a cada 15 dias é bem viável. Por mais que o interior esteja limpo, em cidades com alto índice de poluição, a lataria fica com bastante poeira. Além de sujar o uniforme dos técnicos, chegar com o carro sujo nos locais de manutenção não é legal.
Como calcular km rodado: conta final
Após ter todos esses valores levantados, deve-se somá-los. O resultado, em reais (R$), deve ser multiplicado pela quantidade mensal de km rodado. O resultado será o valor que deve ser reembolsado ao colaborador. *Bônus - Equipes externas No caso de equipes externas, como calcular km rodado é mais uma questão importante para a empresa. E é onde o monitoramento das equipes se torna muito importante - inclusive, já falamos do assunto aqui no blog. Ferramentas de gestão podem ajudar e muito em questões de reembolsos e cálculo de km rodado. Com a solução da Field Control, por exemplo, é possível ter o controle e monitoramento das equipes externas. Com isso, tem acesso rápido e fácil à ordem de serviços, linha do tempo dos trabalhos e uma série de outras informações gerenciais. E quando citamos ordem de serviço, como está a sua? Confira um modelo ideal para prestação de serviços: baixar modelo de ordem de serviço. Há, também, uma ferramenta chamada “mapa”. Na tela do computador, o gestor consegue ver em tempo real a localização do técnico. E saber a localização dos técnicos tem muito mais benefícios do que você pensa. Tanto que vamos provar aqui: Benefícios da localização em tempo real para sua equipe externa.
Vamos partir para outro momento da sua produtividade?
Como sempre falamos por aqui, tenha em mente que a tecnologia pode ser um grande diferencial competitivo para a sua empresa. Com toda essa tecnologia e controle, fica mais simples e fácil trabalhar em cima de questões de reembolso. E, principalmente, em como será pago o cálculo de km rodado. Agende uma demonstração clicando aqui.Sinta na prática como monitorar sua frota, ter gerenciamento dos técnicos de forma efetiva e ainda ter o cálculo de km pronto, sem dores de cabeça.
