Se o controle de equipamento nunca foi uma ideia na sua prestadora, você chegou ao texto certo! Caso a gestão ainda não tenha feito esse processo, a Field te orienta com quatro dicas sobre como fazer o controle de equipamentos, além de explicar a importância sobre a necessidade de ter esse tipo de controle.
Ter muito bem documentado o que foi feito com os equipamentos durante a visita permite não só avaliar um histórico de demandas de clientes individualmente, mas também garante um melhor preparo para peças, os modelos e fabricantes que estão com mais falhas (que inclusive, se forem consecutivas, pode ser até por mau uso), e outros fatores. Um controle bem estipulado, preenchido corretamente, traz dados muito relevantes para a produtividade. Se os resultados finais andam em baixa aí na sua prestadora, esse processo pode contornar muito bem esses dados. Agora chega de conversa, vamos para as nossas dicas:
4 dicas para fazer o controle de equipamentos
#1 Tenha processos padronizados
Nada melhor do que manter boa organização com um único padrão. Quando a prestadora utiliza um único documento para todos os técnicos, com todas as informações necessárias, o controle de equipamento é feito de forma mais assertiva. Não tem como fazer um bom controle, quando os técnicos não são orientados a utilizar o mesmo documento. Acima de tudo, pode faltar alguma informação importante que deixará de ser anexada na ordem de serviço. Todos os dados fornecidos na planilha de controle de equipamento podem, inclusive, indicar como anda a sua produtividade. Por isso, esse processo precisa ser estabelecido. Caso queira começar agora a implementar uma planilha de controle de equipamento focada na prestação de serviços, a Field preparou uma exclusiva nesse formato. Se quiser fazer o download, é só clicar aqui: Modelo de planilha de controle de equipamentos. Ah, e é gratuita.
#2 Estabeleça o preenchimento do controle de equipamentos em toda visita
Agora que você já tem um modelo com todos os dados necessários para que a visita realmente aconteça, é preciso instruir os técnicos sobre a importância do preenchimento da planilha. Mais que um papel que traz detalhes do reparo, a planilha é um documento que comprova realmente que o equipamento foi reparado. Com os dados preenchidos atentamente, servem como base para a próxima visita. E mais... A Field sempre orienta sobre a importância da qualidade do atendimento ao cliente. Caso o gestor identifique que o problema com o equipamento seja recorrente, pode checar qual é o foco do problema. Se for mau uso, é possível orientar e até prestar uma aula sobre o modo de uso correto. Essa dica está disponível no link: Como vender mais para o mesmo cliente?. Fique atento para o preenchimento completo de todos os campos do controle. Se a prestadora ainda utiliza as ordens de serviço e planilha em papel, peça para os técnicos preencherem com letra legível e tomarem cuidado não só com perdas, mas rasuras e rasgos. E aqui fica aquele toque de amigo: utilizar todos esses documentos em formato digital facilita e muito a sua vida. E a sua produtividade super agradece. Se quiser um modelo de ordem de serviço que pode ser utilizada em papel, mas também em formato digital (preenchida em um aplicativo próprio para prestação de serviços), é só baixar a sua: modelo de ordem de serviço. E você não paga nada por ela.
#3 Analise os dados do controle de equipamentos de forma periódica
Caro e cara leitor/a, o cliente abriu o chamado, e emitiu a ordem de serviço. Com ela, a planilha de controle de equipamentos precisa de um preenchimento correto. O técnico encerra a visita, o cliente assina e tudo certo. Claro que não. O serviço não para aqui. Agora chegou a hora de fazer uma análise sobre a produtividade da sua equipe e as reais necessidades dos seus clientes. E pegar pasta por pasta, papel por papel, demanda complicação e perda de tempo. Compilar tudo em uma planilha, fazer contas e estipular hora média de atendimento ali à mão, com uma calculadora... Ou seja, não sabemos quanto tempo demora, porque depende de quantos serviços irá analisar e também quanto tempo terá. Cá para nós, a tecnologia, assim como muitas outras facilidades, também pode quebrar mais esse galho para você. Sabe a ordem de serviço digital, mais a planilha de controle de equipamento digitais? Pois bem, o técnico as preenchem pelo aplicativo e todos os dados, ficam todos armazenados em um sistema de gestão de equipes externas. Sempre que tiver necessidade de analisar o relatório, basta acessar todas as informações em um único clique.
#4 Estude sobre os equipamentos
Os lançamentos não param. A cada dia novos equipamentos estão disponíveis no mercado e estudá-los, assim como possíveis falhas é algo muito relevante para o seu negócio. E mais que isso, oferecer treinamentos aos técnicos para que estejam sempre por dentro das novidades e saibam lidar com equipamentos novos, mantém a prestadora em um patamar diferenciado. E mesmo os já em uso, devem ser estudos sobre os motivos das falhas e aplicar a manutenção mais adequada, de acordo com a necessidade. Se quiser saber qual se encaixa em cada visita e até para cada cliente, no momento da venda, separamos em um único texto: Quais são os tipos de manutenções na prestação de serviços. Nos despedimos por aqui. A Field espera que esse conteúdo contribua no seu dia a dia. E não é um adeus. É um até logo. A cada semana, temos novos conteúdos aqui no blog e em nossas redes sociais. E se tiver um tempinho, visite nosso site: www.fieldcontrol.com.br e confira como estamos mudando a realidade da prestação de serviços no Brasil. E para mais conteúdo sobre gestão, nos acompanhe no YouTube.
