Independentemente do combustível estar em alta ou não, ter controle de km de cada carro da frota faz toda a diferença nos custos mensais e também de manutenção dos veículos. Outro fator importante é entender quais são as rotas e o tempo que os colaboradores estão investindo nos trajetos para melhor planejamento.
Se você precisa saber desses dados e como ter acesso, a Field Control te explica agora!
O que é controle de km?
O controle de km é uma ação que toda empresa que tem frota própria precisa executar. Esse controle indica quantos quilômetros são feitos por turnos e por cada colaborador, proporcionando algumas previsões como média de gasto com combustível.
Ainda, o controle precisa ser feito pelos seguintes motivos:
- Para restituição do valor do combustível, caso o carro seja do colaborador;
- Prevê as datas das revisões e tipo de manutenção como troca de óleo, filtro, além de outros que incluem como saber quanto tempo dura um pneu de determinado carro;
- Se a empresa repassa o custo de deslocamento para o cliente final, esse cálculo deve ser rígido para que não aconteçam falhas.
Como fazer controle de km?
Muitas empresas realizam o controle de km de forma manual, o que realmente dificulta e torna o processo penoso e com grande demanda de tempo. Sem contar que papel suja, rasga e o pior dos cenários: desaparece sem deixar rastros.
Outras já aderiram a famosa planilha de excel, mas que para ser atualizada precisa que alguém colete os kms de cada veículo a cada turno ou período estabelecido pela própria empresa.
E quando essa pessoa falta, o que acontece? Os dados não são atualizados? Ou quando a demanda de trabalho é muito intensa e você não dá conta sequer de ir até o veículo para checar o número do dia, como fica a métrica no fim do mês? Não acontece, concorda?
Fazer o controle dessas duas formas é válido, mas não é o melhor formato e está bem longe de ser algo produtivo. Afinal, a pessoa que tem essa demanda não vive apenas disso, essa é apenas uma tarefa da agenda.
Mas, então, Field, como fazer o controle de km, se não manual ou em excel? Com o mesmo recurso que você envia e recebe mensagens instantâneas. Se você pensou na tecnologia, acertou!
Sistema de gestão para controle de KM
O módulo de veículos do sistema de gestão de equipes externas Field Control foi produzido para resolver todos esses problemas citados acima. Esse sistema foi criado com diversas outras ferramentas que conversam entre si para facilitar o dia a dia das equipes que atuam nas ruas e também dos gestores que organizam toda a agenda. O gestor utiliza o sistema no notebook e os colaboradores externos por um aplicativo.
Com a necessidade dos usuários que já o utilizam, o modelo de veículos foi desenvolvido a partir de uma demanda focada nessa gestão de frota focada na economia de tempo e aumentar a fidelidade das informações coletadas.
Esse módulo funciona da seguinte forma: em uma aba específica, o gestor cadastra todos os veículos da frota. Dados de cada veículo como placa, modelo, ano, marca, cor e outras características técnicas são preenchidos apenas uma única vez e para melhor e mais fácil identificação, você pode nomeá-lo como quiser, além de inserir uma foto.
Ainda, cada carro passa a ter seu próprio QR Code que será colado no veículo com o mesmo código para leitura via aplicativo utilizado pelo técnico. Esse app e o sistema de gestão conversam entre si e são atualizados em tempo real. Tudo isso, parte integrante de um sistema de gestão de equipes externas desenvolvido para empresas que atuam com equipes externas.
Aquela história de esquecer de preencher a quilometragem não existe mais. No momento de retirada do veículo, a pessoa, ao acionar o sistema, indica que estará responsável pelo mesmo acionando o QR code para leitura do código e identificação de qual veículo se trata ou seleciona em uma listagem no próprio app. Com isso, uma tela com o campo para preenchimento da quilometragem atual aparece. Mas não é só isso, é preciso tirar uma foto e anexá-la, o que comprova realmente a veracidade daquele número.
Enquanto o carro é utilizado, fica sinalizado no app e também no sistema para o gestor. Executado o serviço, na devolução, o protocolo de preenchimento pelo app é o mesmo, com número e foto. Existe também um campo de observação, caso o carro apresente algo fora do normal como barulho, pneu furou durante o trajeto ou qualquer outra informação relevante que vale a pena ser compartilhada.
Vantagens do sistema de gestão para controle de KM
- O gestor consegue saber se o veículo está disponível, parado no pátio, ou em utilização na rua;
- Painel de histórico de uso de todos os veículos e também individual, com todas as informações como quem utilizou, km atual, dados da retirada e até as fotos do painel;
- Relatório produzido automaticamente, sem necessidade de fazer cálculos.
Mas nem só de controle de km vive o Field Control. Outras ferramentas fazem parte do software para gerenciar prestação de serviços como ordem de serviço digital, relatório fotográfico, checklist. O Field Control também outra função totalmente relacionada ao controle de KM que é a localização em tempo real. Com esse processo feito via aplicativo, a empresa dispensa a mensalidade do rastreador e ainda, indica ao gestor onde o colaborador está e uma previsão da hora de chegada, melhorando o relacionamento com o cliente, indicando quando ele realmente será atendido.
Com a roteirização é possível incluir demandas de última hora na região onde o profissional está, sem tirá-lo do trajeto e evitando ao máximo deslocamentos por longas rotas, economizando combustível e tempo.
Reforçando que a economia reina quando você passa a fazer o controle de km com o Field Control, já que a empresa deixa de usar papel em diversos processos e combustível com uma rota mais direcionada. Mas você só vai saber disso, utilizando no dia a dia e sentindo a produtividade no trabalho aumentar logo nas primeiras semanas de uso.
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