Existem vários tipos de manutenção e a aplicação de cada um pode auxiliar na forma de vender melhor um serviço ao cliente e mais ainda executá-lo corretamente. Muitas atribuições da prestação de serviços são técnicas e práticas. Neste texto, a Field vai te orientar um passo a passo sobre a manutenção preditiva. Mas aqui, é apenas o começo. E se prepare! Durante a nossa conversa, você irá encontrar algumas perguntinhas bem básicas sobre se realmente sua empresa é elegível para esse formato de manutenção.
Bom, a manutenção de qualquer coisa é importante. Além de preservar determinada atividade ou aparelho, pode prevenir desde problemas leves até aqueles que podem causar danos muito graves. Será que é o caso da preditiva? Esse é um nome não muito comum e não o vemos com tanta frequência por aí.
Nossa conversa aqui trará todas as informações a respeito do tema e se ficar alguma dúvida, é só inserir lá nos comentários. Prometemos que você terá sua resposta. Então, bora pegar um café e partir para ampliar seus conhecimentos. Aqui, vamos responder as principais perguntas sobre o tema e mais ainda, te indicar quais os processos mais importantes para realizar essa manutenção com alta performance.
O que é manutenção preditiva?
Antes que você possa aplicar a manutenção preditiva na sua prestadora e orientar seus técnicos a conduzi-la durante os chamados, é importante saber o conceito.
Sabe aqueles acompanhamentos que precisam ser feitos de tempos em tempos? Pois é, essa é a manutenção que iremos abordar aqui. A preditiva auxilia a antecipar problemas que podem desde impedir o funcionamento de um equipamento até a parada total do mesmo.
Muita gente confunde a manutenção preditiva com a preventiva. A nomenclatura é quase igual, não tem como não concordarmos, mas os processos são diferentes. A confusão é tanta que a Field até revolveu explicar o que é cada uma.
E se você quiser começar do básico mesmo, não tem problema não. Temos um conteúdo sobre o que é gestão de manutenção. Ah, é em vídeo, ok?
Por que realizá-la?
Motivos não faltam. É tipo de serviço que realmente faz a diferença para muitas empresas e prédios. E o principal, de forma direta e indireta proporciona aquela bela economia que todo mundo gosta, ao evitar problemas que impactam o dia a dia. E o melhor vem agora: quem adere a manutenção preditiva tem um aumento considerável de vida útil do equipamento.
Ainda não te convencemos? Tudo bem, seguem mais motivos para a implementação:
✔previne desmontagem desnecessária;
✔Evite que a máquina/equipamento pare a produção de uma vez, afetando toda a empresa;
✔Aumenta a eficiência;
✔melhora os processos e funcionamento;
✔ Faz um mapeamento real das condições do equipamento;
Quando implementá-la?
Por meio de um calendário, com visitas periódicas, programadas por meio de uma agenda digital (isso mesmo, aqui na Field tudo é tecnológico). Além de preservar as árvores e evitar mais lixos, a praticidade e troca de informações é mais ágil e assertiva. Vamos abordar isso ao longo do texto, mas aqui a gente te prova realmente como acontece: Digitalizar processos fará você ganhar mais dinheiro?.
A agenda das visitas preditivas deve ser programada de acordo com a necessidade de cada equipamento e de acordo com a indicação do fabricante. Alguns outros fatores também podem influenciar a periodicidade como intensidade do uso do maquinário e histórico de manutenções (sim é possível!).
Quem faz?
Empresas muito, muito grandes podem ter equipes próprias para realizar a manutenção preditiva. Mas, a realização feita por equipes externas é muito comum. E para alguns modelos de negócio pode ser a melhor opção. Não é todo dia que será necessária algum tipo de manutenção e ter esse tipo de serviço terceirizado, além de ser mais econômico, proporciona atuar com especialistas no setor.
E, então, treinar sua equipe externa para oferecer essa prestação a mais só trará mais rentabilidade e até uma nova categoria de atendimento. E sem contar que expandir a área de atuação sempre agrega novos clientes e pode trazer aquela expansão na prestadora que você esperava.
Se a prestadora deseja atingir o ramo industrial é o serviço certo para aderir na sua carteira.
Como realizá-la?
Lembra que citamos que a tecnologia realmente tem que fazer parte sua vida? Agora você vai entender o porquê sua prestação de serviços não pode viver sem ela.
Não importa o segmento, tudo começa com abertura de chamado. Como a nossa abordagem é sobre manutenção preditiva que acontece de tempos em tempos, vamos retomar sobre a agenda digital. Ela é o primeiro tópico que iremos abordar aqui, com o nosso passo a passo sobre manutenção preditiva.
Você vai perceber que com o avançar dos tópicos vamos fazer algumas provocações sobre cada processo que envolve a prestação de serviço. E não serão só voltadas para manutenção, mas aos outros tipos de visitas. A intenção da Field é promover uma produtividade cada vez maior na sua empresa. E para isso, vai mostrar a realidade de muitas empresas que usam novas ferramentas para promover uma melhor performance, facilitar o trabalho e comunicação entre a equipe. Tudo isso para que a prestadora conquiste cada vez mais clientes.
Pegue mais um café se for preciso e seguimos em frente…
#Passo 1: Agendamento – com a Agenda digital, óbvio!
Quem atua com prestação de serviço e não tem um bloquinho de anotações na mesa que atire a primeira pedra. É claro que você pode ter, se esse formato de organização facilita sua vida e dá até aquela aliviada na hora do aperto do nosso famoso mantra “Aonde está meu técnico”?, tudo bem, sem julgamentos.
No caso da manutenção preditiva, a agenda é mais que uma aliada. Ali, na sua tela, com acesso a apenas um clique, você tem acesso a todas as visitas programadas, de acordo com o tipo de serviço que será prestado. Coisa que com o bloquinho de anotações não acontece (repetindo, não estamos te julgando). E mais ainda… não basta ter uma agenda certinha e atender o cliente conforme está no contrato. E por falar em contrato, você utiliza esse documento super importante na prestadora, não é? Se tiver dúvida sobre o tema, a Field produziu algumas temas relacionados que vão te ajudar a tirar as principais dúvidas e ainda te convencer a não abrir mão dele. É só acessar por aqui: Contratos para prestação de serviços.
Recapitulando… cada técnico tem suas habilidades diferenciadas. De acordo com o reparo/instalação/manutenção agendada, direcionar o que é mais apto para a tarefa garante mais que agilidade, um trabalho de alta qualidade e satisfação garantida do cliente. E a agenda digital atribui mais qualidade ainda nesse processo.
Manutenção agendada, vamos partir para o próximo passo…
#Passo 2: Abrir a Ordem de serviço (mas não a de papel…)
Assim, como quem não quer nada, dê uma olhada na sua ordem de serviço e comenta aqui (ao fim do texto, no espaço de comentários) como ela é? Qual o formato: papel ou digital? Essa pergunta parece sem sentido, porém a resposta está direto na produtividade da sua equipe. É isso mesmo.
A ordem de serviço é mais que essencial em todas as visitas. Afinal, nela contém informações necessárias sobre o que precisa ser feito. Além do local, responsável pela chamada e realização do serviço. Se esse processo tira o seu sono, vamos trazer boas noites e sonhos com esse link: O que deve conter na ordem de serviço?.
Tá vendo? A gente cutuca a dor, mas também traz a solução.
E se sua resposta foi ordem de serviço em papel, a agenda digital só funciona se esse doc for também digital, ok? Tudo tem que ser integrado e conversar entre si. Você vai entender essa mensagem subliminar lá na frente.
Revisando: você viu na agenda digital que tem manutenção preditiva agendada, enviou a demanda para o técnico que recebeu no aplicativo, assim como a ordem de serviço que foi preenchida pelo smartphone. Afinal, ela é digital. Agora, vamos para o próximo passo que também é bem importante na manutenção preditiva.
#Passo 3: O técnico vai chegar na hora marcada?
Lembra do mantra que escrevemos lá em cima? Não é a toa que o atraso e cancelamento de visitas de técnicos é a principal reclamação de clientes na prestação de serviços do Brasil. Gestor, a culpa não é sua, é sério. Mas aqui, a gente pode resolver esse problema, tá bom? A Field é especialista nisso, melhorar a gestão das prestadoras de serviços do Brasil.
Mesmo a manutenção preditiva não sendo um serviço de emergência, sempre tem uma pessoa responsável por ela no local onde será feita, certo? E que receberá o técnico. E essa pessoa também tem tarefas e compromissos a cumprir e o atraso do técnico pode impactar toda a rotina daquele dia.
Para reduzir esse índice de reclamação, uma solução muito simples pode ser implementada. Assim que o técnico está à caminho da visita, ele aciona o cliente (via e-mail ou whatsapp) e compartilha um link de acesso para a rota que ele fará até chegar ao local. Com isso, o responsável sabe exatamente quando o profissional irá chegar para executar o serviço. Além de preparar o cliente, a redução nas ligações na sua sede questionando sobre a localização do técnico reduz de forma impactante.
E caso a ligação ainda aconteça, o gestor, por meio de um painel, tem a localização de todos os técnicos e pode dar precisamente a informação para o cliente. A tela do gestor fica igual a imagem abaixo. Muito massa, neh? Tudo isso acontece por meio de um sistema que integra uma plataforma web para o gestor e um aplicativo para o técnico.
#Passo 4: Partiu checar as condições do equipamento e preencher Check-list (sem caneta)
Como cada equipamento/maquinário tem características individuais, mesmo sendo da mesma utilidade e fabricante, tenha um check list com o que foi feito. Mais que documentar o trabalho, esse processo auxilia nas próximas visitas. E indica a periodicidade de possíveis trocas de peças de acordo com a validade, mas também, por alguma necessidade técnica. Se o check-list integrar a ordem de serviço digital e a agenda que citamos lá em cima, ainda é possível anexar fotos do estado do equipamento antes e depois da manutenção. E isso não é só para comprovar que realmente o serviço foi feito. Serve para os profissionais envolvidos na operação terem uma base para a próxima manutenção. Já que é digital, preenchida pela smartphone, como a ordem de serviço. E na hora da busca, basta digitar o nome do cliente ou a data ou o nome do técnico ou o número da ordem de serviço.
E outra vantagem que ainda não citamos. Como é digital, não tem como perder, molhar ou rasurar. Tudo é atualizado e armazenado em nuvem.
#Passo 5: Solicitar avaliação do cliente (uma semana depois ou ao finalizar a visita?)
A avaliação do cliente é o penúltimo passo. Sim, depois ainda tem mais um que é tão importante quanto. É aqui que a qualidade do serviço prestado será avaliada. Mesmo que a pessoa responsável pela chamada não seja especialista em manutenção, ela pode apontar informações imprescindíveis que impactam sua produtividade. Alguns exemplos são: pontualidade; domínio do técnico sobre a máquina; atendimento durante a visita… Enfim, você pode incluir tópicos de acordo com a necessidade do seu negócio. Se for após a visita, com a experiência fresquinha ali na mente dela os resultados podem ser mais precisos. Sem contar que, quando o cliente recebe um e-mail de avaliação na semana seguinte, além de já ter esquecido sobre a visita, pode deixá-lo para depois e a mensagem fica ali no limbo.
Se você precisar de modelos de check-list, a Field tem e compartilha com você no texto: Modelos de avaliação de clientes de prestadoras de serviço.
#Passo 6: Relatório? Pra quê?
Eis que depois de todo esse longo trajeto, chegamos a um ponto muito importante da visita. A gente sempre escreve aqui no blog que não basta ter relatório (se você produz está anos luz à frente de quem não faz, mas não se gabe, não), é preciso analisar e estudar os relatórios a cada período. Você faz isso?
A periodicidade da análise pode ser programada de acordo com o nível de produtividade da sua prestadora. Quanto menor, maior a frequência. Esse documento precisa apontar as falhas, erros e acertos que levaram ao número de visitas realizadas. Se foi maior ou menos que ao período anterior, o tempo de reparo foi em média? Algum técnico teve nota abaixo da média na avaliação? Atrasos excessivos? Tudo isso conta.
Dicas de ouro da Field sobre manutenção preditiva
Cada setor demanda de conhecimento específico para atender a manutenção preditiva correspondente:
Antes de aderir a um novo segmento, estude e capacite sua equipe para que toda a operação corra de forma planejada e com bons resultados.
Entre os aspectos de cada maquinário é preciso entender de dados de automação;
Estar atento aos alertas que cada máquina dá por meio de barulhos e pequenas falhas não reportadas pelo cliente, mas que podem ser conferidas na manutenção;
Se necessário, contrate novos técnicos de acordo com o formato de cada setor atendido;
Fique atento sempre ao estoque. Na manutenção preditiva pode acontecer a necessidade de troca de peças. Caso não tenha um na prestadora, auxilie o cliente na compra.
Para que você não tenha que compilar tudo isso, a utilização de processos digitais faz tudo de forma automática. Por isso a importância da adesão da tecnologia no seu processo de manutenção preditiva. Tudo isso faz parte de um sistema de gestão de equipes externas.
Do mais, agradecemos sua cia por aqui, ou melhor sua leitura. E qualquer dúvida, nos encontramos ali nos comentários ou nas nossas redes sociais. E se gostou do texto, pode compartilhar a vontade. Conhecimento nunca é demais!
