Modelo de O.S.

BAIXAR

As etapas principais de um modelo de relatório fotográfico eficiente

As etapas principais de um modelo de relatório fotográfico eficiente

Relatórios de fotos são uma característica incrível que você pode adicionar ao seu relatório de visitas. Os relatórios com fotos permitem que você registre as etapas de um projeto/serviço e as compartilhe de uma maneira rápida, fácil e profissional. Criar um modelo de relatório fotográfico é super fácil – tudo o que você precisa é definir alguns parâmetros e equipar sua equipe de campo com uma câmera ou smartphone.

Continue lendo para aprender como criar seu modelo de relatório fotográfico e as etapas com o que não pode faltar nele.

Criando um modelo de relatório fotográfico

Todo modelo deve conter os campos essenciais e relevantes que farão o repasse completo do serviço prestado e o resultado obtido.

Por isso, cada empresa terá um modelo de relatório fotográfico ideal com a quantidade e os tipos de fotos que mostrarão os detalhes necessários para análise posterior.

E engana-se quem acha que pelo fato do relatório ser em fotos não há necessidade de escrever nada. É importante que o relatório tenha espaço para inserir anotações em texto.

Você pode:

  • dar um título ao seu relatório;
  • criar um espaço para adicionar legendas, informações mais detalhadas ou instruções a cada imagem anexada.

Seja em um sistema específico para criação e repasse de relatórios, seja manualmente em um Word pré-formatado, outros recursos interessantes para facilitar o compartilhamento do seu modelo de relatório fotográfico são:

  • Função exportar/baixar em PDF;
  • Criação de um link para compartilhamento. 

Compartilhar o relatório como um link permite a visualização das fotos e suas anotações sem que a pessoa que irá receber o material o edite ou altere o conteúdo. 

O download como um PDF permite enviar em sistemas e aplicativos para empresas que permitem o upload de arquivos ou tradicionalmente via e-mail. O que facilita o tráfego de informações e também poupa o arquivamento em pastas físicas. 

5 etapas para criar um modelo de relatório fotográfico profissional

A criação de relatórios envolve o trabalho e, depois, o repasse do resultado dessa tarefa. No mundo profissional, o “olhar” ou a aparência do que você envia é primordial. Um resultado final agradável aos olhos pode melhorar sua reputação e dar mais profissionalismo para a imagem da sua empresa.

As etapas abaixo irão ajudá-lo a definir o que é importante incluir no seu modelo de relatório fotográfico.

Etapa 1: Decida o propósito

Antes de começar a criar um modelo, você deve primeiro saber por que está escrevendo em primeiro lugar. Os relatórios são de vários tipos, mas eles são destinados a informar ou persuadir. Pode ser usado para descrever um processo técnico, compartilhar informações básicas ou demonstrar progresso em um projeto.

Pergunte a si mesmo – o que e por quê. Isso irá ajudá-lo a descrever o propósito para o ponto principal e cumpri-lo em vez de divagar com detalhes desnecessários.

Etapa 2: Identifique sua audiência

A segunda consideração importante é avaliar quem vai ler o relatório. Eles serão capazes de entender o que você está falando? Existem diferentes níveis de leitores que lerão o relatório? O conhecimento do leitor sobre o assunto influenciará muito as informações e fotos que você precisa incluir.

Decida o público principal e, em seguida, faça o roteiro do relatório no nível técnico adequado. O público secundário pode receber suporte com informações suplementares no final do relatório.

Etapa 3: Conheça seu tópico

Você deve saber do que está falando. Então, inclua todas as informações relevantes para provar seu ponto ou mostrar a conclusão do serviço feito. Certifique-se de chegar a uma conclusão baseada em fatos e não em opiniões pessoais. As informações devem estar corretas, atuais e bem referenciadas.

No caso de um modelo de relatório fotográfico, as fotos são o recurso principal que vai complementar a parte escrita do seu relatório fotográfico. Detalhe o máximo possível, mas cuidado para não se estender – seja objetivo!

Etapa 4: Delineie o relatório

Tem muitas informações e fotos para organizar no seu relatório? Organize um esboço, que será seu ponto de referência para ajudá-lo a navegar do início ao fim do seu modelo de relatório fotográfico.

O esboço é o plano. Ele lhe dará uma visão geral do que contém o relatório e também mostrará onde você precisa preencher os detalhes.

A estrutura de um relatório pode incluir os seguintes elementos:

  • Capa;
  • Sumário;
  • Introdução;
  • Corpo do relatório;
  • Conclusão;
  • Recomendações;
  • Apêndices. 

Etapa 5: Escreva, edite, corrija e termine

Depois de estruturar seu modelo de relatório fotográfico, é hora de preencher os tópicos com conteúdo relevante. Então, é melhor lidar com uma seção de cada vez e depois reunir informações no relatório.

Você pode fazer isso se quiser ou ir fazendo cada seção à medida que desenvolve a estrutura do relatório. Concentre-se em apresentar suas idéias e usar evidências de apoio – não se preocupe com a ortografia e gramática nessa fase.

Delineie suas informações e escreva algumas frases que expressem suas ideias principais. Se você encontrar algo que vale a pena destacar sobre o trabalho, destaque.

Uma vez que a maior parte do seu texto está escrito e as fotos alocadas nos lugares certos, formando um repasse coerente e coeso, agora é hora de lê-lo e garantir que todo relatório flua bem.

Certifique-se de orientar o entendimento do leitor com palavras de transição, como “Estas informações mostram …”, “Em outras palavras …”, “Da mesma forma …” e destaque pontos relevantes e importantes.

Finalmente, gaste um tempo para revisar, verificar gramática e ortografia e cheque novamente todas as informações relevantes e seu fluxo lógico. É melhor deixar pelo menos um dia para verificar e revisar seu trabalho.

Não tente editá-lo logo depois que achar que terminou, pois você tenderá a perder a leitura do que escreveu. A indicação é revisá-lo no dia seguinte.

Checklist do relatório

Calma! O trabalho ainda não acabou. Antes de enviar seu modelo de relatório fotográfico ou para o seu gerente ou equipe, certifique-se de ter feito o seguinte checklist:

  • Completar a página inicial com: título, seu nome, data, para quem é o relatório e uma breve descrição do que é o relatório;
  • Se a página de conteúdo tem cabeçalhos apropriados e os números de páginas estão corretos;
  • Certifique-se de que a introdução cobre os pontos principais, o escopo do relatório e o objetivo do mesmo;
  • Legendas abaixo das imagens;
  • O conteúdo do relatório deve apresentar as informações de forma clara e lógica;
  • A conclusão precisa exibir os resultados, reafirmar a ideia principal e não inclui nenhuma informação nova. 

Revisão nunca é demais, concorda? Assim, você garante que passou todas as informações necessárias e consolida um modelo de relatório fotográfico eficiente para sua empresa.

Para agilizar o relatório fotográfico, entre outras funcionalidade, o Field Control é um sistema de gerenciamento para prestadores de serviços externos, foi desenvolvido. Com ele, o técnico: 

  • Recebe as atividades no celular;
  • Preenche checklists;
  • Anexa fotos
  • Colhe a assinatura do cliente, dentre outros.

Toda ordem de serviço fica 100% digitalizada. Entre em contato com a nossa equipe e saiba como melhorar o gerenciamento dos seus funcionários.

Equipe Field Control

O Field Control é uma poderosa ferramenta de gestão para empresas prestadoras de serviços. Para o gestor, organização e controle da empresa. Para os técnicos, praticidade e mais rendimento nas atividades do dia a dia.

Modelo de Ordem de Serviço