A gestão de equipes externas não tem nenhum segredo. Pelo contrário. Com organização e auxilio de ferramentas próprias para o setor, é possível ter uma alta produtividade. E, consequentemente, contribuir para uma alta taxa de retenção e fidelidade do cliente. Com o objetivo de melhorar a qualidade da prestação de serviços no Brasil, a Field te orienta como gerenciar uma equipe, apontando os principais erros e acertos da gestão da equipe externa.
Como gerenciar uma equipe: confira os erros e acertos
1. ERRO de como gerenciar uma equipe: A comunicação não precisa ser tópico relevante na prestadora de serviço.
Falhas na comunicação são causas de crises de grandes proporções, sejam internas, sejam com o cliente. É muito comum que a comunicação não seja uma área a ter grande consideração dentro das empresas, não importa o setor. Inclusive, caso a sua prestadora esteja nessa estatística, é melhor começar a mudar seu posicionamento quanto ao assunto.
Quando se trata de gestão de equipes externas, todo o trabalho de campo não acontece sem uma comunicação eficaz e com um fluxo intenso. Ou seja, aquele sem barreiras. E como é o gestor que fica no meio de campo entre o cliente e o técnico, saber de todos os detalhes e o que está previsto e acontecendo em tempo real, é fundamental.
Se você tem interesse em efetivar e melhorar a comunicação da sua empresa, acesse o texto: Exemplos de falhas de comunicação nas empresas e como evitá-los.
2. Ordem de serviço digital agiliza o processo e economia. ACERTO.
Com as OSs digitais, além da comunicação fluir melhor entre técnico, gestor e cliente, não há mais necessidade de impressão daqueles blocos e também estantes de arquivos. Mais espaço e conforto aos colaboradores são agregados ao ambiente, o que proporciona bem-estar a eles. Acho que você já sabe, mas vale reforçar, um ambiente de trabalho adequado é um dos ponto-chave para a motivação.
Com essa nova modalidade de ordem de serviço, o técnico que estará em deslocamento entre uma visita e outra, recebe a OS por um aplicativo, sem necessidade de questionamento de detalhes com o gestor. Com isso, o foco e fluxo de trabalho melhoram, o que aumenta a produtividade.
Caso você esteja se questionando sobre onde e como essas ordens digitais são arquivadas, não se preocupe. Nenhuma memória a mais do seu notebook ou celular serão utilizadas. O arquivamento é em nuvem. Se esse é um tema que ainda te deixa com a pulga atrás da orelha, te explicamos direitinho como tudo isso funciona de maneira rápida e direta. Neste link: Dados em nuvem: como é o armazenamento, você pode tirar uma possível má impressão.
3. Aderir a software de gestão de equipe aumenta em até 40% a produtividade da empresa. ACERTO.
O Field Control, sistema de gestão de equipes externas, agrega um aplicativo e um programa que facilita o dia a dia do gestor e dos técnicos que atuam em campo.
Além de beneficiar o gestor dessas equipes, que consegue ter a visão em tempo real do local exato onde todos os técnicos estão, o sistema diminui as chamadas constantes de clientes questionando a empresa com aquela famosa pergunta: Onde está o técnico ou a que horas ele chegará? Mais detalhes desse tópico veremos mais adiante.
Voltando para a visão em tempo real de toda a equipe, não importa o número de técnicos, o gestor consegue adequar todas as chamadas de última hora. Inclusive, as de emergência, de acordo com a localização de cada colaborador em campo. E mais que saber o local exato do técnico, é possível ter conhecimento sobre o tempo de deslocamento entre as visitas. Com isso, você pode ajustar as atividades e otimizar rotas. Quais os benefícios? Garantir assim, economia de tempo, de combustível e aumentando a qualidade do atendimento.
E claro, que você pode contar com mais dicas e orientações da Field para te ajudar nessa questão também: 5 dicas para aumentar a produtividade de equipes externas.
4. ERRO de como gerenciar uma equipe: Nem todos os setores de prestação de serviços podem aderir à tecnologia.
Esse é realmente um mito! Todos os segmentos de prestação de serviços podem utilizar o sistema de gestão de equipes externas. Climatização, provedores de internet, telecomunicação, segurança eletrônica, dedetizadoras, desentupidoras, elevadores, manutenção de eletrodomésticos, estão contemplados.
5. O histórico da ordem de serviço contribui com a agilidade dos processos. ACERTO.
Todo o histórico de serviços realizados no cliente estará apenas a um clique. Com isso, é possível entender a frequência dos chamados. Ainda, analisar com detalhes todos os acontecimentos da realização do serviço. Você deve estar se perguntando o que isso significa para a sua gestão? A resposta é visibilidade de todas as ações, horários e localizações exatas dos eventos ocorridos. Isso lhe permitirá entender o comportamento, realizar auditorias e principalmente, responder questionamentos dos clientes com segurança.
Sem contar com o tempo perdido naqueles arquivos empoeirados. Essa visão ficou no passado. Basta digitar o número da OS, ou a data ou o nome do cliente, que todo o histórico estará disponível em segundos.
Outro ponto muito relevante quando o assunto é ordem de serviço, é a organização. Se isso é um problema que assombra sua prestadora de serviço, te damos uma mãozinha neste link: Como organizar as ordens de serviço.
6. ERRO de como gerenciar uma equipe: O cliente nunca sabe quando o técnico chegará ao local da visita.
Com o uso do aplicativo, o técnico pode compartilhar a localização em tempo real, via e-mail ou whatsapp, diretamente com o responsável pela abertura do chamado. Além de saber exatamente o horário que será atendido, o cliente também recebe o nome e a foto do profissional responsável pela execução do serviço.
Essa função garante a segurança do recebimento do técnico enviado para a residência ou empresa. Outro ponto positivo para o cliente é fazer a avaliação logo após o término no serviço. Tudo isso, diretamente no app do técnico.
Em menos de dois minutos, o formulário é preenchido. E não há necessidade da empresa ligar depois para saber como foi a qualidade do atendimento.
Sabemos que a segurança é quesito chave para muitas pessoas, ainda em nosso país. Infelizmente, os números de dados de casos de violência são altos. E saber o profissional que irá atendê-lo é contar pontos na sua gestão, em relação à concorrência. Esse é mais um benefício: Aplicativo de equipes externas proporciona segurança ao cliente.
7. ERRO de como gerenciar uma equipe: Aplicativos para técnicos e gestores de equipes externas têm alto custo.
Esse sim é um verdadeiro mito. Não importa o número de técnicos, seja um ou 50, o custo do aplicativo é por colaborador.
Esse tipo de precificação proporciona um preço justo a todas as pequenas e médias empresas que atuam com prestação de serviços. E o melhor ficou para o final! É possível fazer um teste gratuito para comprovar que o sistema realmente é eficaz.
Você pode consultar agora mesmo nosso time de apoio e efetivar sua produtividade de forma econômica e que garanta a melhor prestação de serviço ao seus clientes. Acesse: www.fieldcontrol.com.br e promova agora a gestão de equipes externas da forma mais prática e efetiva que existe.
