A organização auxilia muito nas demandas do dia a dia. Quando se tem um número de alto a serem realizadas num curto período, parar um momento e estudar quais são as prioritárias, organizar tarefas facilita.
Quando equipes externas estão incluídas nesse processo, que envolve rotina fora da empresa, gestor e o cliente que receberá a visita, sem um sistema controle, não há um funcionamento adequado.
Por isso, a organização da equipe externa é fator de sobrevivência para uma empresa de prestação de serviços.
Para o gestor que atua com diversos técnicos, é um desafio manter a organização da equipe externa, uma a uma.
São muitas pessoas envolvidas, com tarefas em execução em tempo real, atuantes nos diversos pontos da cidades.
Em alguns casos, mais de um município.
Como manter todo um funcionamento adequado?
Ser organizado nas próprias demandas e engajar o equilíbrio nas equipes é o que manterá todo o processo da empresa em pleno funcionamento.
Geralmente, entre as demandas de um gestor de equipe externa estão:
- Saber a localização de todos os técnicos em tempo real;
- Resolver os imprevistos durante as visitas técnicas;
- Acompanhar a atividade de cada técnico;
- Mensurar a qualidade do atendimento prestado;
- Alinhar as demandas de visitas de acordo com a habilidade de cada técnico;
- Toma decisão sobre elementos que podem aumentar a produtividade;
Como são muitas tarefas acumuladas, ter todos os processos envolvidos acessíveis a um clique, facilita muito.
Principalmente, no momento de mensurar sobre o desempenho de determinado técnico ou alguma ordem de serviço.
Quando se usa a tecnologia a favor da organização, o resultado é sempre positivo.
Imagine a impressão de se entrar em um escritório, no qual a mesa do gestor está lotada de ordens de serviços de forma desorganizada, amassadas, misturadas às pranchetas, fotos dos reparos e outros itens?
Fatores que auxiliam na organização da equipe externa
Mesmo que um profissional seja organizado por personalidade, alguns fatores podem influenciá-lo profissionalmente.
Um ambiente limpo, com documentos arquivados, móveis dispostos de forma prática e materiais funcionáveis auxiliam a manutenção da prática de organização.
Além disso, alertas e lembretes periódicos sobre a importância de se manter as tarefas, demandas e check-list sempre em dia são essenciais.
Os técnicos menos organizados precisam receber reforços sempre, se necessário, todos os dias.
Assim, todo o processo da empresa terá a mesma qualidade, assim como o comprometimento.
Além de todos esses fatores já citados acima, a organização permite identificar os pontos fracos, que podem ser melhorados periodicamente ou de forma emergencial, dependendo do risco.
E também valorizar os pontos fortes de cada técnico e de cada atendimento.
A organização da equipe externa também permite mudar atitudes e comportamentos dos técnicos. Caso algum não esteja no padrão estabelecido pela empresa, com a tecnologia, é possível adequá-lo.
Por que organizar tarefas da equipe externa?
Não só o gestor é responsável pela organização, mas cada técnico que atua nas equipes também. E para melhor engajamento, aderir a tecnologia auxilia bastante nesse tópico. Aplicativos disponíveis no mercado, como o Field Control, têm diversas funcionalidades, entre elas, a organização.
Poder acessar rapidamente todos os dados do cliente atendido, além de todo o histórico de cada reparo, demonstra que a empresa quer agilidade e preza pela qualidade de atendimento, pois a qualquer dúvida, basta acessar o banco de dados. Imagine a cena: após o reparo, o cliente liga com questionamento sobre o serviço prestado.
O atendente levanta da cadeira, vai até a prateleira procurar a pasta onde a ordem de serviço foi arquivada.
Nisso, já se vão muitos minutos perdidos entre o consumidor e o funcionários. Ambos poderiam estar dispensando energia em tarefas mais produtivas.
Um atendimento rápido, prático e eficaz significa muito mais que a empresa se importa com o consumidor, mas que o conhece e que ele não é apenas mais um na carteira, pois todas as informações estarão armazenadas em nuvem.
Tudo isso que demonstra o quanto a sua empresa está focada na organização nos serviços prestados.
Já no momento do atendimento de reparo, o técnico já não precisa andar mais com pranchetas.
Com o celular, ele tira todas as fotos necessárias, preenche o check-list e colhe a assinatura do responsável. A visão de carros de reparo cheios de papeis, que muitas vezes eram perdidos, ficaram no passado.
A organização da equipe externa e qualidade de atendimento estão a um toque no celular.
Parece tudo muito fora da realidade?
Se quiser saber como tudo realmente acontece, agende a sua demonstração.
Organização que gera fidelização
É preciso manter o ritmo de qualidade do seu serviço, desde a venda até a despedida do técnico, após o reparo.
A experiência do cliente com seu produto ou serviço nunca deve ter fim. Por isso, é necessário um esforço diário para ser melhor a cada dia e estar sempre à frente da concorrência.
Além disso, o aplicativo proporciona acompanhar a jornada desse cliente.
Quantos reparos, quais são os principais problemas ajustados e qual o técnico mais bem avaliado por ele. Todas essas informações são importantes no momento do pós-venda e também para a manutenção do contrato.
Outra vantagem, é possível surpreender o cliente.
Caso algum problema seja frequente, é possível contatá-lo questionando como está o aparelho ou serviço em questão e o que a empresa poderá oferecê-lo naquele momento.
O investimento em pessoas, gestão, inovação e tecnologias que facilitam a rotina de trabalho e promovem uma satisfação maior dos seus usuários deve ser constante.
Lembre-se que consumidores não querem o melhor produto ou reparo, mas sim a melhor experiência. E com certeza, você irá proporcioná-la com o aplicativo de gestão de equipes externas.
Referências: MICHELLY, Joseph A. Guiados pelo encantamento. O método Mercedez-Benz para entregar a melhor experiencia do cliente. São Paulo: DVS Editora, 2017.
