Nem todos os lugares têm sinal disponível para atualização dos processos e ferramentas utilizadas na prestação de serviços. Essa pode ser até uma desculpa para muitas prestadoras ainda não terem aderido a tecnologia a seu favor. Será que esse lance de aplicativo offline realmente funciona?
Primeiro vamos entender o que é esse aplicativo. Ele integra um sistema de gestão de equipes externas desenvolvido para eliminar erros das prestadoras, melhorar a comunicação e aumentar a produtividade. O sistema acontece da seguinte forma: o aplicativo é direcionado aos técnicos que atuam na rua e uma plataforma web utilizada pelo gestor que fica na sede da prestadora.
Com o aplicativo para gestão de equipes externas, o técnico:
- recebe a ordem de serviço digital. Todas as informações sobre o serviço a ser executado fazem parte do documento. É a mesma lógica daquele bloco que você já tem, porém, ele é digital. A vantagem, além da ordem poder ser transmitida rapidamente para as pessoas envolvidas, gera uma economia ao não necessitar mais da impressão. O fluxo de caixa da prestadora super agradece!
- não precisa se deslocar em distâncias muito longas. O gestor passa a ter uma mapa de geolocalização, no qual ele acompanha o trajeto e aonde os técnicos estão em tempo real. Com isso, pode direcionar o profissional que está mais perto de uma chamada de última hora. O que rola aqui não é só economia de combustível, mas o técnico fica bem menos no trânsito, o que pode auxiliar com o bem-estar dele ao fim do dia;
- Todas as ações realizadas na visita são inseridas em processos no aplicativo: relatório fotográfico, check-list, assinatura do cliente, avaliação sobre o serviço, início e encerramento do chamado. E não importa o formato e motivo do atendimento. Pode ser desde instalação, reparo e todos os tipos de manutenção possível: preventiva, corretiva, preditiva, industrial.
E para o gestor, tem também?
Todas essas facilidades são para o técnico. Para o gestor, além de usufruí-las também, ainda existem processos específicos para ele:
- Painel de controle com as visitas em andamento e agendadas e as principais: as com impedimentos. É nessas últimas que você terá mais agilidade na tomada de decisão para resolver os problemas que estão impedindo que sejam realidades e garantir o atendimento esperado para aquele dia, sem queda na qualidade e com aumento da produtividade.
- Os relatórios são atualizados automaticamente, assim como todas as ferramentas. Ou seja, assim que um chamado é aberto, o dado vai diretamente para o documento, o tempo de atendimento da visita, qual foi o formato (instalação/reparo/manutençã0, as peças trocadas, a avaliação do cliente. Esses dados podem ser avaliados diariamente, quinzenal ou mensalmente, sempre que o gestor desejar acompanhar e estudar e em quais aspectos a prestadora precisa melhorar;
- Todos os processos seguem um único padrão. O cliente sempre receberá o mesmo modelo de ordem de serviço, que inclusive, você pode adquirir um que a Field elaborou: Modelo Grátis para ordem de serviço;
- Sabe onde todos os técnicos estão e em quais atividades naquele exato momento. E não importa o número de profissionais na rua ao mesmo tempo;
- Além de acompanhar todos esses progressos do sistema pelo computador, o gestor também pode fazer tudo isso por um aplicativo. É uma mão na roda, para empresas que atuam com sistema de plantão. O gestor pode ter acesso à plataforma de qualquer lugar, pelo smartphone.
Sua prestadora tem meta de produtividade? Então, você está no lugar certo!
Bom, agora que você já sabe como o sistema de gestão de equipes externas funciona, vamos passar para a parte do funcionamento offline. Mas se você se interessou pelo sistema, pode fazer uma demonstração e ter a experiência real de como é o uso no dia a dia. É só clicar em AGENDAR AGORA.
O foco do sistema é aumentar a produtividade, aumentando o número de visitas sem aumentar o tempo de trabalho. Prestadoras que já fazem uso das ferramentas digitais tiveram aumento de 40% da produtividade. Esse índice acontece de forma crescente, a partir do momento que o gestor consegue ter uma visão clara dos erros para serem eliminados em tempo de afetar o atendimento e proporcionar a qualidade esperada pelo cliente. A redução de reclamações, principalmente por atrasos, acontece consideravelmente. E claro que ele também é beneficiado: O que o cliente ganha com o aplicativo para equipes externas.
Uso do aplicativo offline
O sistema é atualizado de forma automática, certo? Tudo o que é inserido pelo técnico, é direcionado para os relatórios e também para os painéis de indicadores e controle. Mas e quando o técnico está em um local com sinal de internet fraco ou até inexistente? Muitos equipamentos de manutenção são instalados em locais como subsolos, garagens ou cobertura das edificações.
Quais as vantagens do uso do aplicativo offline? Quando as informações dos relatórios fotográficos, check-list, são inseridas, elas não são atualizadas em todas as outras ferramentas, porém, ao primeiro sinal de internet, o próprio sistema as atualiza. Assim, o técnico não perde nenhum dado importante no momento de preencher e o gestor agradece por ter conhecimento sobre como foi aquela visita.
Caso a rede de internet caia na sede da prestadora (por falta de luz ou qualquer outro problema), os técnicos podem continuar utilizando o aplicativo nas visitas normalmente. A inatividade do aplicativo, não anula o funcionamento da plataforma web do gestor estará em atualização por outros técnicos e vice-versa. Assim que o gestor tiver acesso, tudo estará atualizado normalmente. Isso acontece porque todas as informações são armazenadas em nuvem. Não ficam no computador, tablet ou notebook utilizado. E esse formato de armazenamento ainda evita que essa peça de trabalho fique sem memória. Quando o gestor está sem acesso ao wifi da prestadora, pode utilizar os dados do smartphone com o app feito exclusivamente para ele.
E o aparelho utilizado pelos técnicos?
Sobre o modelo de celular, é necessário ser um smartphone, que tenha câmera (já que o técnico pode tirar a foto necessária e anexá-la direto no relatório) e acesso a internet. Sobre o uso do aparelho do técnico ou um cedido pela empresa, indicamos que o próprio gestor tome a decisão. Nem todos os técnicos têm aparelho com boas condições de trabalho e alguns podem realmente não querem utilizar o aparelho de uso pessoal, assim como outros não se importam. Isso varia muito de acordo com a personalidade da sua equipe como um todo, mas também com a de cada indivíduo. Algumas dicas para resolver o problema, você encontra aqui: Quando um funcionário não adere a tecnologia oferecida pela empresa.
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