PCM: o que é e como implementá-lo

Muitas empresas que prestam serviços em diversos segmentos estão aptas a aplicarem o PCM nas ações do dia a dia.

Perder alguma etapa do PCM é inquestionável. E como tem muitos processos, promover essa demanda com agilidade auxilia na produtividade e a fidelidade do cliente é certa. Para entender como aplicar um planejamento adequado, sem erros e atender as expectativas, a Field criou este guia para que toda a equipe de manutenção tenha um desempenho acima da média.

Você está preparado para encarar a concorrência que se aprimora a cada dia de igual para igual?

Para que realmente esse Planejamento e Controle da Manutenção aconteça, atendendo toda a proposta e objetivo, é necessário quebrar alguns tabus e inovar. Fazer mais do mesmo não mantém um bom progresso quando o tema é manutenção e prestação de serviços. É preciso ir além. Fazer mais e melhor sempre.

Para se localizar melhor, neste conteúdo você terá acesso à seguintes informações:

O que é PCM
Por que implementar nas empresas?
Pontos principais (processo, tecnologia e pessoas)
Em quais manutenções aplicar?
Preventiva
Corretiva
Preditiva
Como agendar tantas demandas?
Agenda flexível
Quais são as ferramentas necessárias
Checklist
Relatório fotográfico
Relatório
Como aumentar o desempenho do PCM?
E a segurança do trabalho, como fica?

O que é PCM?

A prestação de serviços tem diversos processos. E o PCM, Plano e Controle de Manutenção, elabora toda uma estratégia de manutenção que será executada.

Ter o controle de que tudo será feito com base na confiabilidade e na disponibilidade. Se você atua na prestação de serviços, possivelmente, é bem íntimo dessas duas palavras.

Entender o quão aquela máquina é confiável a ponto de promover uma produção e contar com que o trabalho seja feito é uma tarefa com alto nível de importância, está entre os objetivos do PCM.

Por que implementar o PCM nas empresas?

Basicamente existe para se ter controle de todas as manutenções feitas naquele espaço. Muitas empresas, fábricas, indústrias, dependem de aparelhos, equipamentos e máquinas para manter a atividade a todo vapor.

Se uma delas falha de uma hora para outra, toda a produção é interrompida. Como no mundo dos negócios, na maioria das vezes, trabalhamos com prazos, perder uma entrega por uma parada inesperada da operação causa grandes transtornos. Em casos mais graves, impacta diretamente no fluxo de caixa.

Esse controle não tem apenas essa finalidade. Envolve também redução de custos, acompanhamento do tempo de execução e itens que se encaixam no processo, como conservação, por exemplo.

Dependendo do tamanho da empresa, ter um departamento de manutenção é muito válido. E ter o PCM entre as atribuições faz parte da função de promover melhorias programadas, sempre focando no desempenho de cada equipamento que faz parte daquela produção.

Pontos principais (processo e pessoas)

Como o próprio nome diz, o planejamento é peça-chave do PCM. E para um bom plano executado com o resultado esperado, envolver pessoas e ativos dentro das expectativas faz parte da atividade de alto nível.

Processos

Como toda chamada, as manutenções que envolvem o PCM precisam de uma ordem de serviço. Após montar uma agenda muito bem estruturada, (que vamos abordar mais adiante), esse documento estrutura tudo o que será feito e ainda o formato daquela manutenção: preventiva, corretiva ou preditiva.

Além da OS, outros itens como check-list, relatório fotográfico e avaliação de quem foi atendido se encaixam no PCM. Todas essas demandas fazem parte da rotina do técnico que irá atuar na operação.

Para o gestor que estará na organização não só dessa demanda, mas também de outras manutenções que acontecerão em outros lugares no mesmo tempo, cabe acompanhar tudo de perto, mesmo não estando no local da atividade.

E como fazer isso? Além de abrir a ordem de serviço, destinar o técnico mais próximo e também com mais habilidade para a tarefa, avaliar a opinião do cliente e ainda, medir o relatório de produtividade… parecem poucos passos lendo-os assim. Mas para quem está no olho do furação, essa rotina é desafiadora. Para cumprir todos esses processos atuando de acordo com a excelência mais que foco, é preciso ter um apoio extra.

Para tudo isso ser feito sem erros, evitando falhas ao máximo, a tecnologia oferece um suporte que te salva de apuros e ainda aumenta a produtividade.

Use e abuse da tecnologia certa para manutenção

Não estamos desdenhando da forma que você usa a tecnologia. Pelo contrário. Desde o controle de estoque em uma planilha de excel até otimizar tempo em rotas mais curtas são atividades muito válidas. Por outro lado, não foram programadas para atender as especificidades que a prestação de serviços tem.

Acima de tudo, cada setor tem características próprias. E entender o que é necessário e prioridade, e mais ainda, atender e facilitar o profissional da ponta, que está nas ruas resolvendo problemas, é um dos motivos de aderir essa tecnologia.

Entenda melhor como o sistema de gestão de equipes externas atua direto na equipe e em todos os envolvidos na operação:

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Pode ser que você nunca tenha ouvido falar ou lido qualquer coisa sobre o Field Control. Não é por menos. Estamos tão empenhados em melhorar a prestação de serviços do Brasil que o nosso foco é levar até as prestadoras contribuições relevantes com economia que é revertida em atender mais clientes com o mesmo número de técnicos.

Hoje, atendendo prestadoras não só no Brasil, mas na América Latina, que envolvem mais de 20 mil técnicos. Sim! É muita gente. Todas essas pessoas e empresas estão empenhadas em proporcionar o que há de melhor para os clientes nos serviços oferecidos.

A qualidade passa a ser critério fundamental, baseado na eliminação de erros. E a produtividade aumenta em 40%. Se essa é sua meta, então, vem com a Field: www.fieldcontrol.com.br.

Pessoas

Sem pessoas, é impossível fazer nem metade do que a manutenção propõe. Envolve desde agendamentos, estratégias, melhor profissional para a demanda, e quem está dentro de toda a estrutura e entende perfeitamente o papel daquele equipamento para a empresa.

Em negócios com departamento interno de manutenção, colaboradores desde a gerência, passando pela coordenação, supervisão, chegando finalmente aos técnicos, estão dentro do PCM.

Todos os processos citados acima precisam estar muito bem alinhados para que o propósito do PCM seja cumprido.

Isso envolve desde comunicação até a indicação de como todas as ferramentas envolvidas precisam ser utilizadas para que o resultado aconteça de acordo com o esperado.

Quando todas as pessoas estão envolvidas em um único propósito, a proposta de trabalho tem uma produtividade maior, atingindo realmente o objetivo daquela atividade. E no caso do PCM é estar atento aos detalhes e focar 100% no gerenciamento das manutenções aplicadas àquele negócio.

Em quais manutenções aplicar o PCM?

As três manutenções mais conhecidas e aplicadas na prestação de serviços são parte do PCM. Cada uma delas cumpre um papel, reforçando o objetivo do planejamento: gerenciar todos os dados envolvidos sempre proporcionando melhorias na operação.

Os tipos de manutenção a seguir são bem conhecidos. Até mesmo as prestadoras que não atuam em indústrias e fábricas aplicam. Afinal, a maioria dos equipamentos disponíveis no mercado depende de acompanhamento para que funcione da forma proposta.

Preventiva

Aquela que previne as falhas e erros que podem acontecer de uma hora para outra se encaixa muito bem no PCM. De todas as manutenções é a que tem custo menor, porque acontece de forma programada, sem sustos e necessidade de interrupção do funcionamento, já que acontece com dia e hora marcados.

A manutenção preventiva é a melhor opção para muitas empresas. Principalmente se o foco é evitar custos extras não programados.

Troca de peças de última hora, interrupção de produção e até prejuízos estão envolvidos. Pense em um supermercado com o freezer em mau funcionamento. Alguns alimentos realmente não podem ser congelados novamente, como carne, por exemplo. A perda desse estoque de produtos com certeza irá impactar de forma negativa todo o caixa e administração financeira, podendo até causar danos em outras áreas.

Então, incentive sempre a manutenção preventiva dentro do PCM. É peça-chave para a vida do equipamento, tornando-o um bem durável.

Corretiva

Correção é a razão da existência dela. Se a preventiva não rola em um fluxo adequado ou até mesmo é feita de qualquer jeito, apenas para cumprir protocolos, a manutenção corretiva entra em cena.

Óbvio que esses motivos não são os únicos, muitos aparelhos e equipamentos têm comportamentos diferentes e mesmo passando por uma rígida prevenção, podem realmente apresentar alguma pane total ou parcial.

Tenha como foco evitar ao máximo que a corretiva aconteça. Além da prevenção, já pensou em investir em um curso para os operadores da máquina? Não adianta todo o protocolo do PCM ser aplicado e o uso na ponta ser inadequado.

Envolver literalmente todos os envolvidos no processo aumenta a conscientização sobre promover melhores práticas na empresa como um todo. O objetivo é realmente evitar que a corretiva aconteça, já que é preciso de um chamado de emergência e até trocas de peças de última hora.

Preditiva

Antecipar os problemas é com ela mesma. A manutenção preditiva tem esse poder e evita a parada total do equipamento.

É outro processo que precisa estar na agenda e não passar batido. Faz parte de toda a organização e gerenciamento do PCM. Um dos pontos centrais é que o aparelho não passe por aquela desmontagem sem necessidade. Alguns equipamentos, ao passar por esse processo, demandam certo tempo de interrupção das atividades, fazendo assim, com que toda a cadeia produtiva seja interrompida. E quanto maior o empenho dessa máquina, mais falta ela fará.

Como agendar tantas demandas?

Coordenar todas essas manutenções precisa de uma estratégia muito bem desenhada. Geralmente, mais de um aparelho faz parte do PCM. Então, todos precisam ter o mesmo tratamento e atenção, a fim de evitar ao máximo panes e falhas.

Uma dica é ter uma agenda que funcione muito bem. Não apenas no quesito de facilidade de acesso, mas também de que funcione de um jeito que agregue as visitas programadas e as de última hora.

E mesmo que um equipamento passe por uma manutenção corretiva e tenha uma preventiva agendada para o mesmo mês, não desmarque. Pode ser que uma peça que deveria ser trocada não tenha passado por esse processo no momento da correção do problema.

O importante é seguir sempre o que a agenda propõe e ter técnicos em número suficiente para que as emergências não afetem a rotina das preventivas.

Como fazer isso? Ter uma agenda muito bem organizada. Já pensou em como é feito esse processo hoje em dia? Não adianta ter um PCM todo estruturado e muito bem desenhado, se ele não é seguido à risca, com buracos entre as manutenções.

Agenda flexível

Ter uma flexibilidade também é importante. Mas o principal é atender tudo o que a agenda propõe, incluindo não só a data, mas também horários. Receber técnicos muito além do horário agendado é muito década de 90. Aquele movimento de ter que justificar ao cliente porque o técnico não apareceu não existe mais para muitas prestadoras que utilizam sistemas de gestão de equipes externas.

Quando as manutenções estão programadas em uma agenda mensal ou até trimestral, o responsável em receber o técnico pode mudar a rotina dele para acompanhar aquela atividade. E quando não recebe a visita e fica sem um posicionamento, realmente aquele sentimento de frustração aparece. Sabe quando você não se sente privilegiado o bastante para ter o serviço solicitado prestado? Pois é, será que sua empresa não está espalhando esse sentimento por aí ao não estruturar bem tudo o que o contrato propõe?

A solução é bem simples e não exige muito esforço. Uma agenda digital resolve boa parte do problema. Claro que essa ferramenta não funciona sozinha porque precisa de um gestor que a planeje. Mas as funções facilitam a organização diária, semanal, mensal ou de acordo com o período de planejamento, independentemente do PCM ou de outras demandas.

Mais que entender o que está agendado para aquele dia, a agenda digital permite algo muito além: saber onde os técnicos estão e em quais estágios estão as visitas. Para que isso serve? Quando seu telefone toca com alguma emergência, é possível saber quem está mais próximo ao local e em fase de finalização da visita. Demandar esse técnico demonstra que aquele cliente importa e que não é apenas mais um número na sua carteira de contrato.

Quais ferramentas necessárias para o PCM

Bom, demos uma prévia acima. Porém, algumas precisam de mais detalhes para que nada passe batido.

Checklist

Essa ferramenta não deixa passar nada. E ainda, garante um histórico de todas as ações realizadas naquele equipamento. E ainda, ajude a entender o comportamento daquela máquina. Apresentou pequenas falhas? Uma consulta rápida no checklist das últimas manutenções já dá uma boa proporção do que pode ser feito. E até do que ficou para trás e não deveria.

Quando se tem um checklist já pronto, o técnico só faz o preenchimento do campo do que está proposto dentro daquela manutenção. Com isso, nada passa batido. E mesmo que o técnico seja o mais atento do mundo, todo o protocolo exige o cumprimento, a partir da necessidade daquele equipamento.

Tenha sempre um checklist flexível, com um modelo que possa ser alterado sempre que necessário. Um novo processo, uma nova peça.

E no mundo ideal da prestação de serviços, ter um checklist para cada tipo de manutenção citada. A busca por informações fica mais fácil e ainda promove foco total ao técnico e para a pessoa que busca informações.

Existem alguns checklists ainda feitos de papel… Melhor ter esse modelo do que nenhum. Mas, vamos dar uma evoluída nesse processo?

Implementar o checklist digital amplia a facilidade de preenchimento e até de coisas que o técnico precisa carregar junto, além das ferramentas que vai utilizar para a manutenção em questão.

Além de evitar perdas, rasuras, aquela letra que ninguém entende, a facilidade de consultar aonde quiser, entra nas vantagens.

Reunir os dados em um relatório e estudá-los em períodos estipulados (quinzenal, mensal, trimestral) também melhora o entendimento sobre o comportamento daquele equipamento.

Relatório fotográfico

Responda rápido: sua equipe tem um histórico sobre as condições das peças trocadas e até uma justificativa sobre esse tipo de ação?

A troca de peças, quando programada, é até que justificável, pois já estava no planejamento. Entretanto, ter documentado o estado da antiga em um relatório fotográfico e ainda comprovar que a nova foi instalada faz parte. Sabe aquele lance de o que os olhos não veem o coração não sente?

Na prestação de serviços, quanto mais visual, melhor. Ou seja, documente tudo o que for possível. Não por medo de que seu trabalho esteja abaixo daquilo que se propõe. Mas para evitar ruídos e realmente documentar que aquela troca foi feita para outras pessoas. Principalmente, em grandes indústrias e fábricas e locais com um número considerável de pessoas envolvidas na manutenção.

Esse relatório não precisa ser outro bloco de papel. Uma porque anexar fotos em fichas, ninguém merece. E ainda, o técnico que teria que andar com mais um item: a máquina fotográfica, imprimir a foto e inserir nesse documento. É um pensamento muito anos 90, certo?

Hoje, o Brasil tem mais de 400 milhões de aparelhos celulares considerados inteligentes, conhecidos como smartphones. E possivelmente, a equipe envolvida na manutenção tem sim. Se não tiver, é muito aconselhável a prestadora oferecer esse instrumento de trabalho fundamental.

Com um único smartphone, o técnico tem acesso à ordem de serviço, preenche o checklist, o relatório fotográfico e, de quebra, o cliente faz a avaliação do atendimento, ali mesmo, instantes após o término da manutenção.

Todas essas informações automaticamente vão para um relatório para avaliação do gestor.

Além disso, é possível saber a rota traçada entre os clientes, o horário de início e término em tempo real e até acompanhar a quantas anda aquela manutenção.

Tudo isso na palma da mão, literalmente. O técnico tem um aplicativo para preencher todas essas demandas, mas o gestor acompanha por um sistema integrado, que também pode ser acompanhado e atualizado pelo celular: Controle externo: aplicativo para gestor de equipe.

Relatórios

Para que servem?

Analisar quantas manutenções e os melhores tipos aplicados em determinado período conta muito dentro de uma estratégia eficaz e que proporciona bons resultados.

Saber qual foi o técnico que mais atendeu a demanda, quais as peças mais trocadas. E ainda, o tempo de cada manutenção faz toda a diferença no momento de elaborar o plano.

Tempo é dinheiro sim. E quando perdemos um, o outro também sofre impacto. Se você tem um profissional que executa as normas de uma manutenção em uma hora, por que destinar outro que cumpre em duas horas e meia? Já pensou esse tempo destinado ao atendimento de outras demandas?

Esses índices super importantes para se medir a produtividade precisam constar em um relatório direto, preciso e com as informações mais relevantes.

Sobre a construção de um, o gestor não precisa atualizá-lo com caneta ou em um excel, à mão, a cada nova manutenção do PCM.

A atualização é a forma mais prática não só para economizar e melhor fazer o gerenciamento de tempo, mas para te dar realmente dados corretos, sem permissão de erros.

Reunir tudo o que a gestão precisa em um único documento garante e facilita ajustes de falhas cometidas pela equipe e saber onde o time está acertando para reforço e foco.

Essa ferramenta, inclusive, faz parte do sistema de gestão de equipes externas que integra todos os outros processos em formato digital. Atualizado de forma automática, a cada manutenção, com ordem de serviço aberta, checklist preenchido e ainda, a avaliação do cliente (a pontualidade precisa ser quesito obrigatório), computa todas as informações que são personalizadas. Afinal quem está no dia a dia entende o que realmente é importante para o PCM, produtividade e para o negócio em si.

Ou seja, a tecnologia passa a ser mais que um investimento, mas uma aliada em todas as ações.

Aos gestores que estão na fase de implementação ou até mesmo revisão desse processo, facilitamos a produção e ainda, indicamos o passo a passo para que a produtividade reine na sua prestadora:

Adobe Stock

Consigo aumentar o desempenho do PCM?

Possivelmente, aumentar a produtividade é a meta de qualquer empresa que atua não só com manutenção, mas também com produção (caso essa tenha um departamento interno).

Mais que aumentar o desempenho do PCM, os profissionais envolvidos precisam se atentar a todos os protocolos necessários para cumpri-los da melhor forma possível.

Além do uso da tecnologia que já indicamos, saber o quanto aquela máquina poderá se desgastar. Evitar esse problema ao máximo requer uma sintonia muito grande com os envolvidos.

Escolher quais ferramentas utilizar e quando entra na parte essencial, quando se trata de manter a produção ativa e sempre focada na prevenção de falhas.

E a segurança do trabalho, como fica?

Em primeiro lugar, óbvio. Implementar um PCM e esboçar um plano de segurança tem tudo a ver! Podemos te provar pelo seguinte: dependendo da máquina e escala de risco, o técnico envolvido realmente precisa estar preparado para situações de emergência.

Mais que utilizar os equipamentos de proteção individual e também os de proteção coletiva, isolando a área, saber agir em uma situação inusitada pode salvar vidas.

Cabe ao gestor, programar treinamentos, estimular a participação de forma ativa, e ainda, sempre deixar bem claro os riscos de quando não se usa esses equipamentos.

Entendemos que esse cargo tem diversas nuances, mas essa atividade é realmente obrigatória quando o assunto é redução de riscos.

Lembre-se sempre que o funcionário é da empresa. Quando não segue as normas de segurança, a responsabilidade mais que extrapola a pessoa física. O CNPJ também entra na dança.

Então, foque em treinamentos que sejam objetivos e didáticos. Nada daqueles encontros apenas para cumprir tabela.

Monte uma atividade que motive as pessoas a participarem na prática. Se puder, contrate especialistas. Traga pessoas de fora. E sempre que puder, reforce no dia a dia o uso.

Nesses quesitos, a Field pode te ajudar:

Com essas orientações, chegamos ao fim de mais um conteúdo explicativo para que sua empresa consiga alcançar as metas e objetivos, independentemente de quais sejam. Com o uso do Field Control, a sua jornada fica mais assertiva, evitando prejuízos ao máximo e aumentando a produtividade a cada período.

No nosso site, te proporcionamos mais orientações sobre como melhorar os processos da sua empresa e melhorar ainda mais o serviço oferecido ao seu cliente: https://fieldcontrol.com.br/.

Mais informações sobre gestão de equipes externas, você encontra em nosso canal no YouTube.